microbik.ru
1

Системное исследование на предприятии: подготовительный этап


Практическое задание №1.

1. Прочитайте приведенный ниже текст.

2. Для написания проекта вы решили провести исследование на предприятии (в учреждении, организации). Для установления контактов с его представителями вам необходимо подготовить деловое письмо-обращение с просьбой о сотрудничестве к руководству. Обсудите в группе и выполните следующие задания (письменно):

А) Из каких частей будет состоять ваше деловое письмо?

Б) Составьте текст вашего делового письма.


Деловое письмо.


Деловое письмо — самый «жесткий» вид письма; при его написании необходимо придерживаться общепринятой структуры, использовать стандартизованные фразы и обороты речи. Цель делового письма — информировать о чем-либо, убедить в чем-либо, предложить что-либо. Одни деловые письма требуют обязательного ответа (письмо-просьба, письмо-приглашение, инициативные коммерческие письма: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация); другие не предполагают ответа (письмо-подтверждение, письмо-заявление, письмо-отказ, сопроводительные, гарантийные, информационные письма).

Деловые письма подразделяются на циркулярные (они направляются в несколько адресов, как правило, в подведомственные организации) и обычные (предназначаются одному адресату); на входящие (те, что получает организация) и исходящие (те, что отправляет организация). Все деловые письма регистрируются.

При написании делового письма, прежде всего, важно уяснить его характер (сопроводительное письмо, ответ на запрос, извинение за задержку выполнения обязательств, предложение сотрудничества и др.). Продумайте, все ли данные для такого письма у Вас есть: почтовый индекс и адрес; имя, отчество, титул, ученое или почетное звание отдельного адресата; исходящий номер и дата регистрации письма, если это письмо-ответ. Заранее подготовьте четкий, лаконичный, но информативный текст письма.

Рассмотрим структуру делового письма.

Порядковые номера обозначают последовательность структурных единиц делового письма — в самом письме номера не пишутся. Курсивом даны те стандартные словосочетания, которые приняты в оформлении делового письма.

1. Деловое письмо, как правило, оформляется на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка, кроме полного названия организации, должна содержаться следующая информация: ее адрес, телефон и факс, web-сайт и Е-mail; также могут быть отражены реквизиты организации и ее логотип, место проставления регистрационного (исходящего) номера письма и даты его подписания. Исходящий номер принято ставить только на письмах, отправляемых по России; на письмах, отправляемых за рубеж, его ставить не принято: в этом случае исходящий номер ставится на втором экземпляре, который остается на хранении в организации. Под регистрационным номером обычно указывается тема письма, например: в ответ на письмо 29 от 12 января 2009 г. или о конференции и т. п.

2. Под регистрационным номером в правой части листа размещается так называемый внутренний адрес (внутренний — потому что пишется внутри письма): название организации, должность и Ф.И.О. адресата (если адресат имеет титул или звание, они указываются перед фамилией, например: Директору института профессору Васильеву Ю.Н.), а также почтовый адрес организации, в которую направляется письмо.

З. Обращение пишется отдельной строкой по центру листа и заканчивается восклицательным знаком. Не забывайте об этикетных нормах: если во внутреннем адресе Вы назвали фамилию и инициалы, то в обращении положено полностью писать имя и отчество, выразив при этом почтение: Уважаемый Юрий Николаевич! Или: Многоуважаемый Юрий Николаевич!

4. Тело письма состоит из вводной части (преамбулы), основного сообщения и заключительной части, подписи, постскриптума и приложения. Содержание письма зависит от его назначения, но есть принятые в деловой переписке стандартизованные вступительные и заключительные фразы.

Примеры начала делового письма:

Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от... (дата и номер); Ваше письмо от... за №... рассмотрено; Ссылаясь на Ваше письмо от сообщаем, что..; К сожалению, вынуждены напомнить Вам...; Мы с сожалением узнали из Вашего письма…; К сожалению, не можем удовлетворить Вашу просьбу...; Очевидно, Вам известно...; Рады сообщить Вам...; Имеем честь предложить Вам.., и т. п.

Примеры заключительных фраз делового письма: Мы будем признательны за быстрый ответ. Просим обращаться к нам по телефону или электронной почте, если потребуются разъяснения; Надеемся на Ваше участие в конференции. Будем рады сотрудничеству; По получении письма просим телеграфировать или сообщить по Е-mail; Заранее признательны за содействие; Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями; Ожидаем Вашего согласия (подтверждения) и др.

Примеры заключительных формул вежливости: С уважением!; С глубоким уважением!; С почтением!; С пожеланием дальнейших успехов! и т. п.

5. Если письмо содержит приложения, то информация о них должна помещаться в конце перед подписью, например: Приложение на ... листах и далее под порядковыми номерами перечисляются все приложенные документы. Если прилагается только один документ, возможны такие варианты: Текст соглашения прилагается; К сему прилагаем...

6. Завершает деловое письмо подпись руководителя организации или другого ответственного лица. Наименование должности пишется в левой части листа, рядом ставится подпись, а справа дается расшифровка подписи: инициалы подписавшего и фамилия.

Для делового письма характерно четкое деление на абзацы, что позволяет выделить смысловые части документа. Если письмо не уместилось на одной странице, вторая и последующие страницы оформляются уже не на бланке, а на стандартных листах бумаги; в этом случае страницы нумеруются.

(Зарецкая И.И. Основы этики и психологии делового общения: Учеб. пособие / И.И. Зарецкая. - М.: Издательство Оникс, 2010.)