microbik.ru
1


ОТЧЕТ

о работе государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" за 2013 год.
В 2013 году государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" работало в соответствии с годовым планом.

Продолжалась работа по обеспечению сохранности и организации учета документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, комплектованию архива, взаимодействию с организациями - источниками комплектования, своевременному исполнению запросов граждан, информационному обеспечению органов государственной власти, использованию и публикации документов, совершенствованию системы научно-справочного аппарата к документам архива, внедрению автоматизированных архивных технологий. Была продолжена работа по переводу архивных документов в цифровой формат. Методическое обеспечение и научно-техническое информирование всех направлений деятельности архива проводилось на основе «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М.,2007).

В 2013 году было подготовлено и проведено 5 заседаний дирекции. Первое, внеочередное заседание дирекции архива, было посвящено присвоению звания «Лучший в профессии (архивист)» по итогам работы за 2012 год. На других заседаниях дирекции обсуждались следующие вопросы: об итогах работы за 2012 год, об основных направлениях работы архива на 2014 год, о выполнении решений дирекции; о ходе работы по научно-технической обработке документации проектного института «Волгоградгражданпроект»; о реализации плана мероприятий, посвященных 70-й годовщине разгрома советскими войсками немецко- фашистских войск под Сталинградом; о проверках исполнения запросов с отрицательными ответами; о подготовке здания ГКУВО «ГАВО» к зиме; об участии в конкурсе «Архивист года- 2013»; о выполнении мероприятий по переходу в ведение министерства культуры Волгоградской области; анализ списка организаций- источников комплектования архива в 2008-2012 гг.; о работе по материально - техническому обеспечению деятельности ГКУВО "ГАВО" в 2013 г.; о ходе работы по анализу состояния научно- справочного аппарата описей дел фондов советского периода; о порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов.

Проведено 11 заседаний ЭМК, на которых обсуждались: описи фотодокументов в цифровом формате, описи особо ценных дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, положения о структурных подразделениях архива и должностные инструкции сотрудников архива, опись №1 дел постоянного хранения ГКУВО "ГАВО" за 2010 г., опись №1 фонда №5509 «Коллекция документов «Народный архив», тематические планы выставок документов, сообщения на научно-практические конференции, методические пособия, разработанные сотрудниками архива.

Архивом подготовлены и представлены в министерство культуры Волгоградской области календарные планы работы архива; информация о работе архива за первое полугодие 2013 года, отчеты о выполнении государственных заданий за 2013 год и др.

1. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов.

Подразделы 1.1., 1.2. «Повышение и поддержание пожарной безопасности, соблюдение охранного и санитарно-гигиенического режима хранения документов», «Укрепление материально-технической базы».

Одним из приоритетных направлений деятельности ГКУВО "ГАВО" в сфере обеспечения сохранности в 2013 году являлось создание крепкой материально-технической базы, соблюдение противопожарного и охранного режимов хранения документов.

На ежемесячное обслуживание по содержанию имущества архива с различными организациями в 2013 году были заключены договора:

- обслуживание лифтов на сумму 75000 руб.;

- вывоз мусора – 29000 руб.;

- дератизация и дезинсекция помещений архива – 31000 руб.;

Приобретена и установлена сплит-система в рабочей комнате на сумму 14500 руб.

Было приобретено многофункциональное устройство для отдела бухгалтерии на сумму 26000 руб.

Для хранения страхового фонда оцифрованных документов был закуплен сетевой накопитель с 6-ю жесткими дисками на сумму 73000 руб.

Большое внимание было уделено состоянию компьютерной и оргтехники. Были приобретены запасные части и расходные материалы для персональных компьютеров и оргтехники на сумму 200000 рублей. На ремонт компьютеров и оргтехники потрачено 90000 руб.

Был заключен договор на текущий ремонт, промывку и опрессовку отопительной системы на сумму 32000 руб.

На незапланированный ремонт карниза здания был заключен договор на сумму 31000 руб.

В 2013 году был проведен запрос котировок на выполнение текущего ремонта коридора цокольного этажа, лестничных маршей, коридора первого этажа, двух приемных, читального зала архива (замена линолеума на напольную плитку, выравнивание стен, замена обоев). Запрос котировок был выигран ООО «ПЛАСТ». Сумма проведенного ремонта составила 324000 руб.

В здании архива была частично заменена система водоснабжения. Металлические трубы были заменены на современные пропиленовые, не поддающиеся коррозии и воздействию блуждающего тока. Перенесен узел потребления воды, что позволило уменьшить протяженность водосистемы здания. Работы по ремонту водосистемы здания архива составили 120000 руб. Был установлен прибор учета воды, идущий на полив газона и деревьев, что дало экономию в расходе финансовых средств.

Для обеспечения текущей работы сотрудников архива были сделаны следующие приобретения:

- для реставрационной лаборатории закуплено товаров на сумму 18000 руб.;

- канцелярских товаров и бумаги было закуплено на сумму 71000 руб.

Для поддержания внутреннего порядка в кабинетах и помещениях здания было закуплено хозяйственных товаров на сумму 60000 руб.

На обслуживание системы автоматического пожаротушения, пожарной сигнализации, видеонаблюдения, автоматической вентиляции дымоудаления цокольного этажа был заключен договор на сумму 37000 руб., на обслуживание пожарных кранов 10000 руб. Была проведена, сроком на три года, огнезащитная обработка деревянных конструкций чердачного помещения здания архива на сумму – 40000 руб.

Всего на материально- техническое обеспечение деятельности архива было затрачено около 1,5 млн. руб.

В целях обеспечения охранного режима здание ГКУВО "ГАВО" охраняется круглосуточно дежурными контролерами охранного предприятия, дежурный пост оборудован техническим средством охраны для передачи тревожного сигнала и системой видеонаблюдения.

^ Подраздел 1.3. «Обеспечение нормативных требований по организации хранения и учета документов»

В 2013 году отреставрировано 189 ед.хр., (24511 листов) из фондов досоветского и советского периода.

Было улучшено физическое состояние 1687 ед.хр., из них: переплетено 189 единиц хранения, 200 единиц хранения текущего делопроизводства, 132 сшива газет, 24 книги, проведена техническая обработка дел в количестве 384 ед.хр., подшито 316 описей, 442 дела фондов.

Улучшено состояние библиотечного фонда: отреставрировано 360 листов газет, 471 лист книг. Продезинфицировано 632 ед.хр. архивных документов, из них 571 ед.хр. документов сторонних организаций в соответствии с договорами.

Проведена проверка наличия и состояния дел 209 фондов в количестве ^ 20259 ед. хр. Осуществлена полистная проверка наличия и состояния 1 фонда, 144 ед.хр., 14983 листа. Увеличена экземплярность описей – 104 экземпляра.

В течение 2013 года выявлено и описано 352 ед.хр. особо ценных дел по фондам №Р-2183 «Аппарат Главы Администрации Волгоградской области» и №Р-2115 «Волгоградский областной Совет народных депутатов», №Р – 2199 «Волгоградская областная Дума».

За отчетный год выдано из архивохранилищ сотрудникам архива, пользователям в читальный зал 48524 ед. хр., 15042 описи, 175 микрофильмов фонда пользования.

Проведены технический контроль микрофильмов страхового фонда – 14 ед.хр., 135182 кадра; проверка наличия и технического состояния фотодокументов (негативов) – 1000 ед.хр.

За 2013 год принято и проведено по учету на бумажной основе и в электронном формате 12457 ед.хр. с 1917 года: 10905 ед. хр. управленческой документации; 1136 ед. хр. НТД; 302 ед. хр. личного происхождения; 45 ед.хр. по личному составу; 37 единиц на секретное хранение; 7 единиц хранения в результате переработки описей; 6 ед.хр. –по акту о разделении дел на тома при переплете; 19 единиц хранения по акту об обнаружении архивных документов.

Проведено по учету 36 единиц хранения периода до 1917 г.: 7 ед.хр. по акту о разделении дел при переплете; 29 ед.хр. – по акту об обнаружении архивных документов.

Выбыло 978 ед.хр. с 1917 года:

- 35 ед.хр. управленческой документации с 1917 года: 34 ед.хр. по акту описания архивных документов, переработки описей, 1 ед.хр. по акту об обнаружении архивных документов;

- 943 ед.хр. временного срока хранения по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению: 1 ед.хр. управленческой документации с 1917 года, 942 ед.хр. временного срока хранения.

Выбыло 5 ед.хр. до 1917 года по акту об обнаружении архивных документов.

За 2013 год принято на учет 2 ед.хр. (301 ед.уч., 831 Мб.) фотодокументов в цифровом формате.

Приняты от организаций – источников комплектования и поставлены на учет копии фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на электронном носителе – 413 ед. уч. ( 30,723 Гб.).

Поставлен на учет фонд пользования в количестве 142 ед.хр., 21918 кадров. За 2013 год поступило 2 новых фонда за период с 1917 года, выбыл один фонд в связи с проведением работ по переработке описей дел.

Всего на хранении в архиве на 01.01.2014 года находится 6043 фонда, 1130704 ед.хр. В нормативных условиях хранятся 322383 ед.хр.

Подраздел 1.4. «Работа с информационными массивами баз данных»

В 2013 году продолжалось ведение БД «Архивный фонд» и тематических баз данных.

На 01.01.2014 года в БД «Архивный фонд» введено 6043 фонда, 12664 описей (документы на бумажной основе), 373056 ед.хр., 14916 документов объемом в 337 Мб. За 2013 год в базу данных было введено 1 описание фонда, 61062 ед.хр. объемом 37 Мб. Также было введено 43 исторические справки.

В тематические базы данных на 01.01.2014 г. введено 265758 записей. В 2013 году в тематические базы данных было введено 38 ед. хр., 10199 записей: в базу данных «Списки призванных райвоенкоматами г. Сталинграда и Сталинградской области в годы Великой Отечественной войны»- 3600 записей; в базу «О репатриированных и эвакуированных гражданах» - 3600 записей; в базу данных «Улицы города: переименования» было введено 1000 записей. В базы данных «Справочно-информационный фонд», «Протоколы заседаний ЭМК, дирекции, НИС» было введено 499 записей. В базу данных

«Электронный фотокаталог» введено 1500 записей.
2. Формирование архивного фонда, организационно-методическое руководство архивами источников комплектования.

Подраздел 2.1. Внедрение в практику работы организаций –источников комплектования федеральных и региональных нормативных правовых актов в области делопроизводства и архивного дела и оказание методической помощи организациям-источникам комплектования.

На 01 января 2013 года в списке организаций – источников комплектования ГКУВО "Государственный архив Волгоградской области" значилось 182 организации.

В течение 2013 года по решению ЭПМК министерства культуры Волгоградской области в список организаций-источников комплектования архива было включено 2 организации: ФБУ «Волгоградская лаборатория судебной экспертизы Министерства юстиции Российской Федерации» и «Аппарат уполномоченного по правам ребенка в Волгоградской области».

Из списка источников комплектования были исключены 9 организаций: ОАО «Волгоградпромстрой», Налоговая инспекция №1, Волгоградское областное правление научно- технического общества нефтяников и газовиков им. ак. И.М. Губкина в связи с ликвидацией; ГАУК ВО «Агентство культурных инициатив», Филиал «Волгоградский алюминиевый завод Сибирско – Уральской Алюминиевой компании», Региональное отделение Общероссийской общественно- государственной организации «ДОСААФ» Волгоградской области в связи с отказом от сотрудничества; Инспекция государственного архитектурно- строительного надзора в связи с изменением формы собственности; Комитет по строительству и жилищно- коммунальному хозяйству Администрации Волгоградской области, Территориальный строительный комитет Администрации Волгоградской области в связи с реорганизацией.

В результате на 01 января 2014 года в списке организаций-источников комплектования ГКУВО "ГАВО" состоит 175 организаций, из них 117 – государственной формы собственности, 58 – негосударственной, в том числе 35 – частной формы собственности.

В адрес организаций – источников комплектования было направлено 310 писем с напоминанием о необходимости упорядочения документов и передачи дел на госхранение. В том числе были направлены письма организациям – источникам комплектования с приглашением принять участие в научно – практическом семинаре «Взаимодействие работы ГКУВО «ГАВО» с организациями – источниками комплектования в области делопроизводства и архивного дела».

Сотрудники архива осуществляют взаимодействие с делопроизводственными и экспертными службами источников комплектования. За 2013 год была оказана методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования ГКУВО "ГАВО" в разработке 49 номенклатур дел, 33 положений об экспертной комиссии, 23 положений об архиве, 36 инструкций по делопроизводству.

В отчетном году вышло постановление Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 года № 78-п «Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области», в связи с этим была проведена работа по согласованию номенклатур дел и инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти на ЭПМК министерства культуры Волгоградской области.

В целях контроля за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации сотрудниками архива была оказана организационно- методическая помощь в 24 организациях – источниках комплектования.

Сотрудники архива приняли участие в проверках организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации, проведенных министерством культуры Волгоградской области. Такие совместные проверки были проведены в 5 организациях.

Сотрудниками архива было осуществлено 1170 консультаций и посещений организаций – источников комплектования.

В течении 2013 года в Список держателей фондов личного происхождения включены два фондообразователя: заслуженный артист России Петр Петрович Зайченко, врач – отоларинголог Галина Ивановна Мельникова.

^ Подраздел 2.2. «Комплектование архивного фонда архивными документами»

В 2013 году специалистами архива была оказана методическая и практическая помощь 81 организации в упорядочении ^ 20188 ед.хр. постоянного хранения и 84 организациям в упорядочении 26063 ед.хр. по личному составу.

Была оказана помощь организациям-источникам комплектования научно-технической документацией в упорядочении 962 ед.хр. НТД, в том числе: 14 ед.хр. Волгоградского научно- исследовательского противочумного института; 5 ед.хр. Нижне – Волжского научно- исследовательского института сельского хозяйства; 18 ед.хр. Всероссийского научно - исследовательского института агролесомелиорации; 925 ед.хр. – проектный институт «Волгоградгражданпроект».

В 2013 году на государственное хранение передано 10905 ед.хр. управленческой документации; 1136 ед.хр. научно- технической документации (1023 ед.хр. – проектный институт «Волгоградгражданпроект», 50 ед.хр. – Комитет по градостроительству и архитектуре администрации Волгограда, 63 ед.хр. ГНУ Всероссийский научно-исследовательский институт орошаемого земледелия Российской академии сельскохозяйственных наук); 302 ед.хр. личного происхождения; 2 ед.хр. ( 301 ед. учета) фотодокументов в цифровом формате. Всего – 12345 ед. хр. Также на государственное хранение было принято 45 ед.хр. по личному составу.

Раздел 3. «Использование архивных документов»

Подраздел 3.1. «Организация и проведение подготовки к рассекречиванию архивных документов»

На 2013 год было запланировано рассекречивание 201 единицы хранения по 9 фондам, находящимся на хранении в ГКУВО «ГАВО». Подготовлена к рассекречиванию 201 единица хранения.

Проведено 2 заседания комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО».

По фонду №Р-76сч Волгоградский металлургический завод «Красный Октябрь», опись №4с, было запланировано и подготовлено к рассекречиванию 67 единиц хранения за 1970-1982 годы.

По результатам проведения плановой экспертизы ценности документов решением комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО», рассекречены полностью 20 единиц хранения. Остальные 47 единиц хранения оставлены на секретном хранении до проведения дополнительной экспертизы ценности документов.

По фонду №Р-6068сч Главное архитектурно-планировочное управление исполнительного комитета Волгоградского городского Совета народных депутатов, описи №5с и №7с, было подготовлено к рассекречиванию 13 единиц хранения за 1980-1982 годы.

По результатам проведения плановой и дополнительной экспертизы ценности документов решением комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО», рассекречено частично 2 единицы хранения. 11 единиц хранения в полном объеме и 2 частично рассекреченных оставлены на секретном хранении до проведения дополнительной экспертизы ценности документов.

По фонду №Р-6212сч Производственное объединение «Химпром» им. С.М. Кирова, опись №4с, подготовлено к рассекречиванию 56 единиц хранения за 1980-1982 годы.

После проведения плановой и дополнительной экспертизы ценности решением комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО», рассекречены частично 3 единицы хранения. 53 единицы хранения в полном объеме и 3 частично рассекреченных единицы хранения оставлены на секретном хранении до проведения дополнительной экспертизы ценности документов организацией-фондообразователем.

По фонду №Р-127сч Волгоградский завод бурового оборудования «Баррикады», опись №7с, подготовлено к рассекречиванию 29 единиц хранения за 1977-1982 годы.

После проведения плановой экспертизы ценности организацией-фондообразователем решением комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО», рассекречены в полном объеме 9 единиц хранения, 20 единиц хранения оставлены на секретном хранении до подтверждения рассекречивания документов Межведомственной комиссией по защите государственной тайны.

По фонду №Р-2085сч Плановая комиссия исполнительного комитета Волгоградского областного Совета народных депутатов, опись №10с, подготовлено к рассекречиванию 7 единиц хранения за 1981-1982 годы.

По результатам проведения основной и дополнительной экспертизы ценности документов решением комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО», рассекречены частично 3 единицы хранения. 4 единицы хранения в полном объеме и 3 частично рассекреченных оставлены на секретном хранении до проведения дополнительной экспертизы ценности документов.

По фонду №Р-6021сч Областной отдел по делам архитектуры и градостроительства исполнительного комитета Волгоградского областного Совета народных депутатов, опись №3с, подготовлено к рассекречиванию 7 единиц хранения за 1980-1982 годы.

В ходе проведения плановой и дополнительной экспертизы ценности, решением комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО», рассекречены в полном объеме 5 единиц хранения, рассекречены частично 2 единицы хранения. Остальные документы 2 единиц хранения оставлены на секретном хранении до проведения дополнительной экспертизы ценности документов.

По фонду №Р-6531сч Управление культуры исполнительного комитета Волгоградского областного Совета народных депутатов, опись №3с, подготовлено к рассекречиванию 1 единица хранения, документы за 1977-1982 годы.

В ходе проведения плановой экспертизы ценности решением комиссии по рассекречиванию архивных документов, находящихся на хранении в ГКУВО «ГАВО», дело рассекречено частично. 2 листа требуют дополнительной экспертизы, остальные оставлены на секретном хранении до истечения 30-летнего срока засекречивания в соответствии с хронологическими рамками документов.

В 2013 году межведомственной экспертной комиссией по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов при Губернаторе Волгоградской области (далее – МЭК при Губернаторе Волгоградской области) проведено 5 заседаний.

ГКУВО «ГАВО» были представлены на заседания МЭК при Губернаторе Волгоградской области документы 4-х фондов:

- №Р-2115сч Исполнительный комитет Волгоградского областного Совета народных депутатов, как ликвидированной организации, опись №5с, в количестве 1 единицы хранения после проведения дополнительной экспертизы ценности;

- №Р-4370сч Государственный архив Волгоградской области, опись №2с, в количестве 9 единиц хранения после проведения дополнительной экспертизы ценности (плановая экспертиза проводилась в 2012 году);

- №Р-6808сч Завод измерительной аппаратуры «Ахтуба», как ликвидированной организации, опись №3с, в количестве 18 единиц хранения;

- №Р-6872сч АООТ «Волгоградюгспецавтоматика», как ликвидированной организации, в количестве 3 единиц хранения.

По фонду №Р-2115сч Исполнительный комитет Волгоградского областного Совета народных депутатов в результате проведения дополнительной экспертизы ценности документов МЭК при Губернаторе Волгоградской области рассекречена частично 1 единица хранения. Так как остальные документы рассекречены ранее, дело рассекречено полностью.

По фонду №Р-4370сч Государственный архив Волгоградской области в результате проведения дополнительной экспертизы ценности документов МЭК при Губернаторе Волгоградской области рассекречено в полном объеме 5 единиц хранения, рассекречено частично 4 единицы хранения. 1 лист оставлен на секретном хранении, остальные документы требуют дополнительной экспертизы.

Так как остальные документы одного дела фонда №Р-4370сч Государственный архив Волгоградской области были рассекречены ранее, дело также рассекречено в полном объеме.

Соответственно, по фонду рассекречено в полном объеме 6 единиц хранения, рассекречено частично 3 единицы хранения.

Документы фондов №Р-6808сч Завод измерительной аппаратуры «Ахтуба» и №Р-6872сч АООТ «Волгоградюгспецавтоматика» в 2013 году МЭК при Губернаторе Волгоградской области не рассматривались.

В итоге, в течение 2013 года рассекречена в полном объеме 41 единица хранения (общим объемом 5283 листа) по 5 фондам, находящимся на хранении в ГКУВО «ГАВО», за период с 1977 по 1982 годы, рассекречено частично 13 единиц хранения (общим объемом 123 листа), оставлено на секретном хранении 168 единиц хранения, из них 149 – до проведения дополнительной экспертизы ценности.

^ Подраздел 3.2. «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно – поисковым средствам»

В читальный зал было оформлено 630 пользователей, выдано 7050 единиц хранения и 1710 описей. Количество посещений читального зала за 2013 год составило 3318.

Изготовлено 13510 копий документов.

За 2013 год зарегистрировано 110 обращений к справочно-поисковым средствам архива, из них - 72 с положительным результатом.

Продолжалась работа по совершенствованию научно- справочного аппарата архива.

Переработаны описи фондов: Р-3900 Моргентауский (Нестеровский) сельский совет крестьянских депутатов Палласовского района Трудовой коммуны Немцев Поволжья, Р- 4031 Старо- Полтавский кантонный комитет союза советских и торговых служащих АССРНП, Р-3678 Верхне – Курмоярская средняя школа Верхне – Курмоярского отдела образования Сталинградской области, Р- 1806 Михайловский волостной комитет крестьянского общества взаимопомощи Усть- Медведицкого округа Сталинградской губернии, вновь был образован фонд Р-3159 Михайловский станичный комитет крестьянского общества взаимопомощи Хоперского округа Сталинградской губернии, Калмыцко – Балкский сельский Совет депутатов трудящихся Пролейского района, Хоперское окружное агентство по снабжению и распространению произведений печати «Центропечать». Всего в 2013 году переработано 302 единицы хранения управленческой документации.

Велось индексирование по Единому классификатору документной информации документов, ранее внесенных в БД «Архивный фонд» - 1800 записей.

В отчетном году продолжалась работа по совершенствованию системы каталогов архива: тематически разработано 59 ед. хранения управленческой документации советского и досоветского периода. Составлено 500 карточек на выявленные документы советского и досоветского периодов.

Проведена работа по анализу описей документов советского периода.

Проведено описание документов личного происхождения по фондам:

Томарев В. И. (1922-2002) – доктор исторических наук, профессор - 122 ед.хр. (158 документов);

Коллекция документов краеведов: Андрианова Г. Н. – 40 ед.хр. (256 документов);

Загорулько М.М. (1924)-заслуженный деятель науки Российской Федерации, академик, доктор экономических наук» -62 ед.хр. (441 документ);

Павловский Е. С. (1923) – академик РАСХН, директор ВНИАЛМИ- 7 ед.хр. (76 документов);

Коллекция материалов работников литературы и искусства. П. П. Зайченко, заслуженный артист России – 12 ед.хр. (79 документов);

Коимшиди Ф.М., архитектор – художник – 16 ед.хр. (141 документ);

Коллекция воспоминаний участников Великой Отечественной войны – 2 ед.хр. (3 документа);

Кружилин И.П., академик РАСХН – 12 ед.хр. (83 документа).

Всего было описано 273 ед.хр. (1237 документов) личного происхождения.

Также было описано 28 ед.хр. для коллекции документов «Народный архив».

В 2013 году продолжилась работа по научно-технической обработке и описанию документов проектного института «Волгоградгражданпроект», было описано 925 ед.хр.

Всего сотрудниками архива было описано 1226 ед.хр.

В 2013 году продолжилась работа по оцифровке архивных документов с помощью комплекса программно-аппаратных средств для высококачественного сканирования. Переводились в электронный формат документы одного архивного фонда, 60500 листов (578 единиц хранения), 575,9 Гб. Организациями – источниками комплектования было передано электронных копий фонда пользования документов на бумажной основе 413 ед. уч. ( 30,723 Гб.).

Всего в электронном виде на хранении в архиве находится 1726 ед.хр., что составляет 0,15% от количества документов, находящихся на постоянном хранении. Подробнее о проведении оцифровки изложено в подразделе 4.3. «Информатизация».

Подраздел 3.3. «Исполнение запросов пользователей»

В 2013 году сотрудниками архива было исполнено 5810 запросов, из них 1400 тематических, 10 генеалогических, 4400 социально- правовых.

За отчетный период поступило 1418 тематических запросов, из них исполнено - 1400, на которые были даны ответы: 429 - положительные, 401 - отрицательные, 142 - об отсутствии документов, 428 - на дополнительные сведения (в т.ч. об оплате).

Из исполненных 1400 запросов:

81 – из администраций г. Волгограда, районов г. Волгограда и районов Волгоградской области.

103 – министерства культуры Волгоградской области, министерства по управлению государственным имуществом Волгоградской области, министерства строительства, образования и др.

204 – из судебных учреждений и прокуратуры г. Волгограда и Волгоградской области, адвокатских бюро;

174 – из учреждений отраслевого характера (больницы, поликлиники, музеи, заводы, пенсионный фонд, школы и др.);

838 - от частных лиц.

По тематике они градируются следующим образом: об имущественных правах - 914 запросов, о Второй Мировой войне - 71, по административно-территориальному делению - 63, о реорганизации и ликвидации учреждений – 118 , прочие – 234.

Из 1410 исполненных тематических и генеалогических запросов 691 запрос выполнен за плату.

В 2013 году поступило 4450 запросов социально-правового характера.

Исполнено 4400 запросов, из них по документам архива – 2521. На 1879 заявлений были направлены ответы с запросом дополнительных сведений, или они были перенаправлены в другие учреждения, составлены ответы на непрофильные запросы.

Из исполненных по документам архива 2521 запросов с положительным результатом – 1650, с отрицательным – 871.

По тематике запросы распределялись следующим образом:

- о подтверждении трудового стажа и размера зарплаты - 1021;

- о рождении, бракосочетании, смерти - 352;

- о награждении трудовыми орденами и медалями,

знаками отличия в труде и пр. - 105;

- решения, распоряжения, постановления

исполнительных органов власти об опеке, смене

фамилии, подтверждении права собственности и пр. – 792;

- об эвакуации, реабилитации, воинских захоронениях - 28;

- о раскулачивании - 124;

- о подтверждении статуса «Дети Сталинграда» - 85;

- прочие- 14 (период оккупации района, участие в разминировании, дислокация госпиталей, факт учебы, факт ранения).

За плату исполнено 1116 запросов.

На приеме в архиве было принято и проконсультировано 4320 граждан.

В работе по исполнению запросов использовалась база данных «Учет поступивших запросов» на базе Microsoft Access. С помощью данной программы осуществлялась регистрация запросов, поиск ранее зарегистрированных запросов, составление отрицательных ответов на запросы и различных информационных писем (об отсутствии документов на хранении в архиве, об оплате, об уточнении сведений и др.).
^ Подраздел 3.4. «Информационная деятельность»

В 2013 году сотрудниками архива была проведена работа по подготовке к изданию сборника документов «Фронтовые письма» 1941-1945 гг. Сборник был издан в марте 2013 года.

В 2013 году была подготовлена и направлена в министерство культуры Волгоградской области инициативная информация «Фонды личного происхождения ГАВО: Справочник. Ч.1».

Для газеты «Вести из архивов» было подготовлено 15 статей различной тематики: «К 140 –летию Я. Е. Дитца», «К 50летию со Дня основания ОАО «Волжский оргсинтез», об открытии выставки архивных документов «Имена Великой Победы», «Встреча поколений», «Деликатный шутник и романтик» к 100 –летию А. М. Шейнина; о ветеране архивного дела И.В. Гарсковой, посвященное 90 –летию архивной службы Волгоградской области и т.д.

Сотрудниками архива было подготовлено 20 сообщений: для всероссийской научной конференции «Сталинградская битва в судьбах народа» - сообщение «Сталинградские театры в 1942 -1945 гг.»; для видеоконференции «Сталинградская битва: источники и историография», проводимой совместно ГБУК «Волгоградская областная универсальная научная библиотека им. М. Горького» и Президентской библиотекой им. Б.Н. Ельцина - 2 сообщения: «Документы государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" как источник по истории Сталинградской битвы и Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» и «Коллекция документов «Народный архив» как мемуарный источник по истории Сталинградской битвы и Великой Отечественной войны»; для семинара «Взаимодействие ГКУВО «ГАВО» с организациями – источниками комплектования в области делопроизводства и архивного дела» - 5 сообщений: «Взаимодействие ГКУВО «ГАВО» с организациями – источниками комплектования в области делопроизводства и архивного дела»; «Режимы хранения архивных документов», «Общие принципы организации работы по оцифровке архивных документов. Из опыта работы ГКУВО «ГАВО», «Об исполнении запросов социально-правового характера», «Вопросы делопроизводства и архивного дела в периодических изданиях справочно-информационного фонда ГКУВО «ГАВО»; для всероссийской научно-практической конференции «Миротворческий потенциал историко-культурного наследия Второй мировой войны и Сталинградская битва» - сообщение «Постановки о Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. на сценах театров Сталинграда - Волгограда», для сборника материалов 14 – й международной конференции «Два с половиной века с Россией: актуальные проблемы и дискуссионные вопросы истории и историографии российских немцев» - 2 сообщения: «Культурно- просветительная работа в АССР Немцев Поволжья в 1928 – 1932 гг. (на материалах Старо- Полтавского кантона)», «Коллективизация в АССР Немцев Поволжья в 1928 -1932 гг.» (по материалам государственного архива Волгоградской области»); на научно – практическую конференцию «Архивное дело в Волгоградской области. 1923-2013 гг.» - 3 сообщения: « Современное архивное законодательство Волгоградской области»: тенденции развития», «Из истории Волгоградского трамвая», «Из опыта работы ГКУВО «ГАВО» по комплектованию архивного фонда Волгоградской области», также было подготовлено 6 сообщений: «Священник Петр Петрович Мамонов», «Документы деятелей литературы на хранении в ГКУВО «ГАВО», «Коллекции архивных документов как источник по истории казачества (на материалах ГАВО)», «История Сталинградской битвы в фотографиях фондодержателя Конова Льва Ивановича», «Героизм работников театрального искусства Сталинградской области», «Документы ГАВО по истории края» .

Подготовлено ^ 10 радиоинформаций по историко-краеведческой тематике.

Выявлены сведения для организации съемок, проведены 5 телепередач для государственной телевизионной и радиовещательной компании «Волгоград –ТРВ»: к открытию выставки «Имена Великой Победы», посвященной 70-летию разгрома немецко-фашистских войск под Сталинградом, о заседании клуба держателей фонда личного происхождения, об исполнении генеалогических запросов, об открытии выставки к 100 –летию Волгоградского трамвая, о переводе архивных документов в электронный формат. .

В 2013 году подготовлено 11 выставок документов: «Имена Великой Победы», посвященной 70-летию разгрома немецко-фашистских войск под Сталинградом; «Книги из фондов научно – справочной библиотеки и справочно – информационного фонда ГАВО», подготовленной для научно-практического семинара «Взаимодействие ГКУВО «ГАВО» с организациями – источниками комплектования в области делопроизводства и архивного дела»; «Вклад народов Кавказа в Победу под Сталинградом», «О вкладе Азербайджанского народа в Победу в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», «Встреча с прекрасным: к 100 – летию со дня рождения драматурга А.М. Шейнина»; совместная с ГКУВО «ЦДНИВО» выставка архивных документов «Из истории комсомола Сталинградской (Волгоградской) области»; совместная с библиотекой им. М. Горького выставка архивных документов «Время. Город. Люди»; к 90 – летию архивной службы Волгоградской области»; к 100 –летию Волгоградского трамвая, к 90- летию со дня рождения И. Г. Тинина; к 100 –летию Волгоградской противочумной службы.

Выставки посетило 7078 человек (в том числе виртуальные выставки).

По зданию архива и выставочным экспозициям было проведено 16 экскурсий, которые посетило 460 человек.

В феврале 2013 года в читальном зале архива была организована встреча ветеранов Великой Отечественной войны и тружеников тыла с молодежными клубами и объединениями. На встречу были приглашены участница Сталинградской битвы Н. Г. Кузичкина и житель военного Сталинграда А. С. Вихлянцев. Во встрече приняли участие 25 человек.

Была проведена архивная практика для студентов Царицынского православного университета, Волгоградского государственного университета и Волгоградского государственного социально – педагогического университета. В практике приняли участие 57 человек.

Было проведено 5 семинарских занятий по генеалогии для воспитанников клуба «Корни и крона», 2 занятия для студентов ВолГУ: об архивных учреждениях славянских стран и к 20-летию Конституции Российской Федерации, также было проведено занятие к 20-летию Конституции Российской Федерации со школьниками Волгограда. Всего было проведено 8 занятий для 70 человек.

Сотрудники архива приняли участие в заседании круглого стола на тему «Художественное наследие, посвященное Сталинградской битве в современной культуре памяти о Великой Отечественной войне», проводимого Волгоградским музеем изобразительных искусств имени И.И. Машкова; во встрече читателей ГБУК «Волгоградская областная  научная библиотека им. М. Горького» с детьми военного Сталинграда «В 42 –м осталось детство» и в заседании круглого стола «Православное краеведение».

Общее количество участников проведенных мероприятий – ^ 7800 человек (7078 посетителей традиционных и виртуальных выставок, 110 участников семинара с организациями-источниками комплектования (см. раздел 4.2.) 460 посетителей экскурсий, 70 посетителей занятий, 57 практикантов, 25 участников встречи с ветеранами Великой Отечественной войны и тружениками тыла).

Для Интернет - сайтов архива, Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и министерства культуры Волгоградской области было подготовлено 42 информации о деятельности архива в 2013 году: об открытии выставок архивных документов, об участии сотрудников архива в мероприятиях других учреждений и занятиях по повышению квалификации, о заседаниях научно- исследовательского семинара, об участии директора архива в заседании НМС в г. Астрахань; о посещении Волгограда краснодарскими архивистами, о ветеране архивного дела И.В. Гарсковой; об участии директора архива в Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве 17-18 сентября 2013 года в г. Анапе и др.
Раздел 4. «Организационное, научно-методическое и информационное обеспечение»

Подраздел 4.1. «Организационное обеспечение»

Штатная численность архива на 31.12.2013 года составляет 60 единиц, из них: численность сотрудников по основной деятельности -49 человек, численность по неосновной деятельности- 11 человек, руководителей – 12 человек, специалистов – 37 человек, административно- хозяйственный состав- 11 человек. Фактическая численность на 01.01. 2014 года – 60 человек.

Во исполнение постановления Правительства Волгоградской области от 12.08.2013 №397-п «О внесении изменений в постановление Администрации Волгоградской области от 23.05.2011 №228-п «Об оплате труда работников государственных учреждений, подведомственных комитету по культуре Администрации Волгоградской области» в архиве разработана и введена в действие новая структура управления, которая не влечет увеличения штанной численности и дополнительных средств на расходы по оплате труда, и в то же время:

- выстраивает более эффективную систему управления и регулирования трудовых отношений, повышения эффективности труда работников архива;

- соответствует фактически выполняемым обязанностям работников архива по структурным подразделениям и учитывает специализацию разделения труда в управлении архива с учетом выполнения строго обязательных и регламентированных архивных задач;

- вносит изменения в наименования должностей (профессий).

Подраздел 4.2. «Научно-методическая работа»

За отчетный период сотрудники архива приняли участие в разработке темы 1.5.1. НИР ВНИИДАД «Аналитический обзор «Дифференцированный подход к определению периода ограничения доступа для различных тематических групп конфиденциальных персональных данных, содержащихся в архивных документах». Были подготовлены ответы на вопросы анкеты ВНИИДАД. Также сотрудники архива приняли участие в работе над анкетой – вопросником по теме 1.2.2. плана НИР на 2013 год «Подготовка методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу».

В целях совершенствования справочно-поисковых средств к архивным документам составлен географический указатель к фонду №Р- 6284 «Уполномоченный Совета по делам русской православной церкви при Совете министров СССР по Сталинградской области».

В целях совершенствования работы по исполнению тематических запросов составлены методические рекомендации по исполнению тематических запросов.

В связи с накоплением опыта по переводу архивных документов в электронный формат и взаимодействию с организациями-источниками комплектования были внесены коррективы в инструкцию по подготовке архивных документов к оцифровке, учету электронных копий фонда пользования, приему электронных копий от организаций - источников комплектования ГКУВО «ГАВО», методические рекомендации по созданию электронных копий фонда пользования и передаче их на государственное хранение для организаций - источников комплектования ГКУВО «ГАВО».

За отчетный период принято и поставлено на учет в справочно-информационный фонд (СИФ) архива 32 периодических издания. Расписывалась архивоведческая литература, протоколы заседаний ЭМК, дирекции, НИС: описано, проиндексировано и включено в систематический каталог 468 карточек.

Проводилась работа по обслуживанию работников архива и сотрудников других государственных архивов. Всего было выдано 305 пособий и периодических изданий. Проведено 18 консультаций по составу и содержанию справочно-информационного фонда, документов архива для сотрудников архива, в том числе, три консультации пользователю читального зала. Было зарегистрировано 28 обращений пользователей к справочно-поисковым средствам СИФ, из них 26 с положительным результатом. Составлен аннотированный перечень методических пособий, разработанных в ГКУВО «ГАВО» в 2012 году.

В базы данных «Справочно-информационный фонд», «Протоколы заседаний ЭМК, дирекции, НИС» было введено 499 записей.

Проведены 4 дня информации о новых поступлениях в справочно –информационный фонд и научно-справочную библиотеку ГКУВО "ГАВО".

В НСБ было проконсультировано 186 человек, выдано из библиотечного фонда - 900 экземпляров печатных изданий, принято на учет периодических изданий: журналов – 50 экземпляров, периодических изданий и книг – 110 экземпляров, газет- 1300 номеров.

Директор архива принял участие в заседании Научно-методического совета архивных органов и учреждений Северо-Кавказского и Южного Федерального округов, на котором выступил с сообщением «Об издательской деятельности ГКУВО «Государственный архив Волгоградской области». Также директор архива принял участие в Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, который состоялся в сентябре 2013 года в г. Анапе.

За 2013 год было организовано и проведено 4 заседания научно - исследовательского семинара по темам:

- Обеспечение сохранности документов при их использовании;

- 90-летию ГКУВО «ГАВО» посвящается (краткий очерк истории и деятельности архива);

- Современные проблемы публикации архивных документов;

- «Из опыта работы ГКУВО «ГАВО» по комплектованию архивного фонда Волгоградской области».

В рецензировании сообщений, подготовленных сотрудниками архива на заседания семинаров, принимали участие представители сторонних организаций: кандидат исторических наук, заведующий сектором министерства культуры Волгоградской области и начальник отдела использования документов, научно-исследовательской работы и социально- правовой информации ГКУВО «ЦДНИВО».

Проведены занятия по повышению квалификации, посвященные работе читального зала архива и особенностям научно- технической обработки документов ОАО «Волгоградгражданпроект».

С целью повышения квалификации руководителей архивных служб и служб документационного обеспечения управления был проведен научно- практический семинар «Взаимодействие ГКУВО «ГАВО» с организациями- источниками комплектования в области делопроизводства и архивного дела», на котором присутствовали представители 90 организаций-источников комплектования в количестве 110 человек.

^ Подраздел 4.3. «Информатизация»

В 2013 году в рамках реализации «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации», утвержденной Президентом РФ 07 февраля 2008 г.№Пр-212, продолжилась работа по переводу документов в электронный вид. В электронный вид переводились метрические книги о рождении, браке и смерти архивного фонда Ф - 338 «Церкви 2-го Донского, Усть – Медведицкого и Хоперского округов Области войска Донского», Ф- 340 «Церкви Царевского уезда Астраханской губернии», наиболее часто использующиеся и находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Также были оцифрованы единицы хранения Ф- 201 «Олешинское сельское управление Олешинской волости».

Перевод документов в электронный вид осуществляется с помощью комплекса программно-аппаратных средств для высококачественного сканирования (сканеров формата А1 и А3+). Сканирование архивных документов проводилось в цветном режиме с глубиной цвета 16 бит для «Подсистема А3+» и 24 бита для «Подсистема А1», оптическое разрешение - 300 dpi. Для хранения электронных документов используется формат JPEG.

Всего за 2013 год было оцифровано ^ 60500 листов (578 единиц хранения), 575,9 Гб. Организациями – источниками комплектования было передано электронных копий фонда пользования документов на бумажной основе 413 ед. уч. ( 30,723 Гб.).

Всего в электронном виде на хранении в архиве на 01.01.2014 года находится 1726 ед.хр., что составляет 0,15% от количества документов, находящихся на постоянном хранении.

Проводились работы по проведению резервного копирования оцифрованных документов.

Были проведены работы по модернизации ЛВС и компьютерного парка архива. Был введен в действие прокси –сервер.

Была составлена схема ЛВС ГКУВО «ГАВО», отражающая текущее состояние по подключениям рабочих станций. Был закуплен новый коммутатор, заключен договор на поставку лицензионного программного обеспечения, в который включены такие программы, как операционная система Windows; архиватор WinRar; программа для распознавания текста ABBYY FineReader; Microsoft Office 2007.

В 2013 году была проведена работа по модернизации Интернет- сайта архива. Подготовлены новые страницы, на которых будет размещен указатель фондов архива для пользователей. На Интернет- сайте архива было размещено 3 виртуальных выставки: к 90 –летию историка И. Г. Тинина, к 100 –летию волгоградского трамвая и к 100 –летию противочумного института.

Также проводилась работа по подготовке информации для размещения на интернет – сайтах www.volga.rusarhives.ru, министерства культуры Волгоградской области и др.

Специалистами архива велась работа по регистрации договоров в ПО АИС «Комита-Курьер» и на общероссийском официальном сайте zakupki.gov.ru.

Велась переписка с ООО «Сигнум» по вопросам проблем со сканером Зойтчел. По вопросам периодических ошибок и сбоев в оборудовании за год было написано 30 писем. По итогам переписки заменены все узлы сканера Зойтчел.

Сотрудники архива приняли участие в областном совещании работников муниципальных архивных учреждений Волгоградской области, в ходе которого провели консультации по вопросам перевода архивных документов в цифровой формат.

^ Подраздел 4.4. «Работа с кадрами»

В работе с кадрами приоритетными были вопросы сохранения стабильности коллектива, повышения инициативы персонала и его мотивации.

За 2013 год принято на работу 10 человек, уволено 8 человек, оформлено 6 внутренних переводов. Оформлено 279 приказов по личному составу.

В феврале 2013 года по итогам работы предшествующего года заведующему архивохранилищами отдела организации хранения, государственного учета документов и НСА было присвоено звание «Лучший по профессии (архивист) ГКУВО «ГАВО», вручен Диплом и выплачена единовременная премия.

За многолетний добросовестный труд, высокие профессиональные достижения, большой вклад в развитие архивного дела 20 работников архива были представлены к поощрению и награждены:

- Почетной грамотой министерства культуры Российской Федерации – 1 человек;

- Благодарностью Федерального архивного агентства – 1 чел.;

- Почетной грамотой Губернатора Волгоградской области – 4 чел.;

- Благодарственным письмом Волгоградской областной Думы – 1 чел.;

- Почетной грамотой Волгоградской областной Думы – 1 чел.;

- Почетной грамотой министра культуры Волгоградской области – 8 чел.;

- Почетной грамотой директора ГКУВО «ГАВО» - 5 чел.

В честь 90 –летия со дня основания архивной службы Волгоградской области и за большой вклад в развитие архивного дела в регионе, коллектив архива награжден Почетной грамотой Губернатора Волгоградской области.

В 2013 году сотрудник архива принял участие в областном профессиональном конкурсе «Архивист года – 2013», занял первое место в номинации «Использование архивных документов» и получил почетное звание «Архивист года – 2013».

Работники архива в 2013 году стали победителями конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009-2011 гг. и награждены Федеральным архивным агентством:

- Дипломом третьей степени за составление Справочника «История административно- территориального деления Волгоградской (Сталинградской) области за 1936- 2007 гг.– 4 чел.

- Дипломом за составление сборника документов «Коллективизация на территории Волгоградской области». 1928-1932 гг. – 4 чел.

Для повышения теоретических знаний и навыков в сфере закупок 5 сотрудников архива, члены комиссии – по осуществлению закупок, прошли повышение квалификации по программе «Контрактная система в сфере закупок, товаров, работ и услуг».

Сотрудники архива приняли участие во втором форуме работников культуры Волгоградской области  «Год культуры. Культура и территориальное развитие».

В 2013 году оплата труда сотрудников архива производилась на основе Положения «Об оплате труда работников государственного казенного учреждения Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области», утвержденного приказом директора архива от 30.10.2012 № 62. Приказ директора был издан в соответствии с постановлением Правительства Волгоградской области от 28 августа 2012 года №320 – п « О передаче государственных казенных учреждений в ведение министерства культуры Волгоградской области», постановления Администрации Волгоградской области от 23.05.2011 №228-п «Об оплате труда работников государственных учреждений, подведомственных Комитету по культуре Администрации Волгоградской области», приказа министерства культуры Волгоградской области от 12.10. 2012 № 01-20/310 «О введении новой системы оплаты труда работников государственных учреждений архивов, подведомственных министерству культуры Волгоградской области». Система оплаты труда в архиве повременно-премиальная.

С 01.10.2013 года проводилась индексация должностных окладов работникам государственных учреждений, подведомственных министерству культуры Волгоградской области в 1,055 раза в соответствии с Постановлением Губернатора Волгоградской области от 13.12.2012 года, №1246, приказом министерства культуры Волгоградской области от 20.12.2012 № 01-20/492 «Об индексации окладов (должностных окладов) ставок работников государственных учреждений, подведомственных министерству культуры Волгоградской области».

Средняя зарплата сотрудников ГКУВО "ГАВО" за 2013 год составила 17011 руб.

Сотрудниками архива в 2013 году было выполнено платных услуг на сумму около 728 243 рубля (по состоянию на 01.12.2013 года), средства поступают в доход бюджета Волгоградской области.

В отчетном году оказана материальная помощь 2 сотрудникам ГКУВО "ГАВО" на сумму 54 692, 0 руб.
Директор архива А.И. Коломыткин