microbik.ru
1

ИНСТРУКЦИЯ

по исправлению ошибок в подсистеме «Кадры»,
возникшие при переходе с версии 4.2 на версию 5.0


Для того, чтобы в школе проанализировать состояние базы данных по кадрам, необходимо в подсистеме «Кадры» создать и напечатать с использованием формируемых отчетов список следующего содержания: напечатать список всех работающих сотрудников школы с указанием сведений о приеме на работу, занимаемых должностей, данных по аттестации и образованию. Соответствующий шаблон отчета выглядит как показано на рисунке:



В полученном отчете можно наблюдать различные ситуации:

  1. работающий сотрудник не оказался в списке

  2. уже уволившийся ранее сотрудник напечатан в данном отчете

  3. у сотрудника указаны не все занимаемые должности (либо их больше, чем требуется).

Все эти ситуации требуют проверки и корректировки в базе данных.

Кроме того проблемы можно заметить, просматривая списки в основной экранной форме подсистемы «Кадры» списки работающих и уволившихся сотрудников. Если в подсистеме «Кадры» на закладке [Работающие] в графе «Занимаемые должности», должности не указаны, либо на закладке [Уволившиеся] в графе «Занимаемые должности», должности указаны, то каждую такую запись также необходимо внимательно проверить.

Для того, чтобы исправить обнаруженные проблемы, необходимо в основной экранной форме установить курсор на соответствующую фамилию педагога (в том списке, в котором запись будет обнаружена) по нажатию кнопки [Информация о сотруднике]войти в экранную форму по работнику, далее нажать кнопку [Трудовая деятельность], и выбрать закладку [Приказы] (по открытию экранной формы закладка выбирается по умолчанию).

В открывшемся списке необходимо внимательно проверить последовательность приказов по данному сотруднику:

    1. первым в списке приказов должен стоять приказ о приеме на работу (либо на основное место работы, либо как совместитель);

    2. у уволившийся сотрудников замыкать список приказов должен приказ об увольнении;

    3. если сотрудник был уволен, а затем повторно принят на работу (либо на основное место работы, либо как совместитель), то в списке должен сначала идти приказ об увольнении, а следующей строкой приказ о приеме на работу;

    4. перечень приказов может также содержать приказы о переводе с должности на должность, добавление или снятие совмещения и т.п.




Так как по данному сотруднику были выявлены проблемы при первоначальном просмотре, то список приказов содержит ошибки, которые необходимо исправить.

Исправление ошибок осуществляется с использованием кнопок [Добавить приказ], [Внести изменение в приказ], [Удалить ошибочный приказ]. По нажатии этих кнопокоткрывается экранная форма по редактированию сведений по приказу:




На экранной форме в зависимости от содержания приказа может располагаться разный набор полей для ввода информации. По завершении ввода для выхода из экранной формы с сохранением внесенных изменений необходимо нажать кнопку [ОК]. В списке приказов будут отражены внесенные изменения.

Допускается редактирование информации по любому приказу.

Добавить и удалить приказ можно любого содержания кроме приказов о приеме основного сотрудника или внешнего совместителя и об увольнении сотрудника, т. к. в обычной ситуации эти операции при редактировании базы данных по кадрам производятся с помощью специальных кнопок на основной экранной форме подсистемы «Кадры», а также чтобы избежать ошибочного удаления данных приказов.

Для изменения содержания приказа (например заменить приказ о переводе на другую должность приказом на добавление совмещения) необходимо воспользоваться пунктом меню «Операции» и подпунктом «Изменить содержание приказа» (подробнее описание этой операции будет дано в п.1).

Большинство проблем решается с использованием кнопок редактирования, однако часть проблем требуют более подробного рассмторения. Отдельные, наиболее часто встречающиеся ситуации описаны ниже.

По завершении исправления списка приказов рекомендуется перейти на вторую закладку «Должности» и убедиться, что информация на данной закладке отражается корректно: заполнены все столбцы таблицы. Если у какой-то должности не указан тип занятости, необходимо запомнить должность, перейти на закладку «Приказы» и выполнить следующую последовательность действий:

а) встать на строку, соответствующую приказу,

б) в меню выбрать пункт «Операции»,

в) выбрать подпункт «Изменить тип занятости»,

г) в открывшейся экранной форме выбрать нужный тип занятости, например, «основная».

д) нажать кнопку [ОК] для сохранения нового типа занятости.


Когда проверена информация на закладках «Приказы» и «Должности» выйти из экранной формы «Трудовая деятельность» по нажатию кнопки [ОК, затем из основной экранной формы по педагогу также по нажатию кнопки [ОК]. Если список приказов сформирован коректно, то запись по данному педагогу автоматически переместится в нужную закладку: если педагог работает — на закладку «Работающие», если педагог уволился — на закладку «Уволившиеся».


^ Наиблоее часто встречающиеся проблемы и пути их решения.

Ниже приведены алгоритмы исправления конкретных ситуаций:

  1. Изменения содержания приказа. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

а) установить курсор на запись приказа,

б) в меню выбрать пункт «Операции»,

в) выбрать подпункт «Изменить содержание приказа»

г) в открывшейся экранной форме выбрать новое содержание приказа, например, «добавление расширения»

д) нажать кнопку [ОК] для сохранения нового содержания приказа.







По завершении данной операции в списке приказов в выбранной строке будет отражен приказ с новым содержанием.

  1. В предлагаемом перечне приказов нет приказа о приеме на основную работу, либо приеме внешнего совместителя. Данная ситуация могла возникнуть по нескольким причинам, поэтому исправляться будет несколькими способами.

А. Ситуация — сотрудник был первоначально принят на работу в одной должности (например, учитель математики), затем переведен на другую должность (например, заместителя директора), а первая должность с этого момента будет совмещением. Тогда первой строкой в списке приказов будет приказ о добавлении совмещения, а ниже будет приказ о приеме на работу на другую должность (например, заместителя директора).

Для исправления данной ситуации необходимо выполнить следующую последовательность действий:

а) изменить содержание приказа о приеме на работу (заместителя директора) на «Перевод на другую должность» (см.п.1);

б) установить курсор на первую запись (приказ о добавлении совмещения) и изменить содержание приказа (см.п.1) на «Прием на основную работу»;

в) добавить приказ о добавлении совмещения от того же числа, что и перевод на другую должность (или позднее).

Б. Ситуация — нет приема на основную должность и последовательность приказов такая, что правильнее добавить приказ о приеме на работу.

Для исправления данной ситуации необходимо выполнить следующую последовательность действий:

а) т. к. невозможно добавить приказ о приеме на работу необходимо добавить приказ, например о добавлении совмещения: для этого нажать кнопку [Добавить приказ], выбрать содержание приказа «Добавить совмещение», ввести информацию по приказу (№ и дату приказа и т.п.) и нажать кнопку [OK].

б) установить курсор на вновь введенную запись (приказ о добавлении совмещения) и изменить содержание приказа (см.п.1) на «Прием на основную работу».

По завершении данной операции в списке приказов будет три приказа о приеме на работу, переводе на новую должность, присвоении совмещения.

  1. Накличие ошибочной записи по приказу об увольнении.

Так как основные приказы (прием и увольнение) нельзя удалить, то необходимо выполнить следующую последовательность действий:

а) установить курсор на запись приказа об увольнении,

б) изменить содержание приказа (см.п.1), например, на «Присвоение разряда».







в) в результате этой промежуточной операции на закладке «Приказы» будет отражен приказ с новым содержанием, который можно удалить по кнопке [Удалить ошибочный приказ]




По завершении данной операции в списке приказов не будет приказа об увольнении .

  1. Не указана должность в информации по приказу. Возможны несколько вариантов:
    А. наличие должности не обязательно и ситуацию можно не исправлять (например, работник принят давно и в настоящее время занимает другую должность)

Б. наличие должности обязательно и ситуацию необходимо исправить (если педагог занимает эту должность в настоящее время).

Для того, чтобы исправить необходимо выполнить следующие действия:

а) встать на соответствующую строку,

б) нажать кнопку [Внести изменение в приказ]




в) установить значение поля «На должность», выбрав название должности из справочника должностей по нажатию кнопки […] справа от поля.

г) сохранить все внесенные изменения, нажав кнопку [OK].