microbik.ru
1






Работу выполнила

Волгина Аня 11 «А» класс


I. Общие сведения

Microsoft Excel—работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах. Табличный процессор MS EXCEL относится к классу прикладных программ. С 1994 года это самый популярный табличный процессор в мире.

Назначение программы – автоматизация расчетов, построение деловой графики, создание табличных документов, ведение баз данных.

Электронные таблицы — основной инструмент финансового учета и анализа современной эпохи. Они используются для контроля над расходами, потоками наличных средств и запасами, для налогового планирования и прогнозирования потребностей в капитале, для анализа вариантов аренды и приобретения.

…………………………………


II. Вид окна программы.


Кнопки свертывания, распахивания

и закрытия окна

Столбцы



Заголовок окна

Меню


Строки

Активная ячейка

Линейка прокрутки

Рабочий лист

III. Возможности Excel

1. Структура таблицы

Книга - самая крупная единица данных в Excel, являющаяся синонимом файла Excel. Все такие файлы имеют расширение XLS. Книге можно дать любое имя, допустимое в среде Windows. По умолчанию они получают имена Книга1.xls, Книга2.xls. Число книг ограничено только дисковым пространством компьютера. Книга содержит рабочие листы.

^ Рабочий лист образует рабочее пространство пользователя. Книга состоит из нескольких рабочих листов (до 255). При открытии рабочей книги на экране виден только один лист - верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая мышью на ярлычках листов, можно перейти к другому листу.

Листам можно давать произвольные имена длиной до 31-го символа, исключая знаки:

* : / \ ? [ ],

по умолчанию они получают имена вида Лист1, Лист2.

Для изменения имени листа можно воспользоваться контекстным меню. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на названии листа и выберите пункт меню "Переименовать".

Рабочий лист электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Каждое пересечение столбца и строки образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, число, формулу).

^ Номер строки - определяет ряд в электронной таблице. Он обозначен на левой границе рабочего поля. Всего на листе 65536 строк.

^ Буква столбца - определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: A - Z, затем AA - AZ, затем BA - BZ и т.д. Всего на листе 256 столбцов.

Ячейка - первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес B3 определяет ячейку на пересечении столбца B и строки номер 3.

^ Указатель ячейки - черный светящийся прямоугольник, определяющий текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице как при помощи клавиатуры, так и мышью.

^ Текущая ячейка помечена указателем. Ввод данных и некоторые другие действия по умолчанию относятся к текущей ячейке.

Диапазон представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Диапазон может состоять из одной или нескольких ячеек, строк или столбцов. Адрес диапазона состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, B13:C19, A12:D27 или D:F.


2. Вид данных в ячейке.

В работе с электронными таблицами можно выделить четыре основных типа данных:

  • Число

  • Текст

  • Формула

  • Время- дата




Текст
(первый символ)

Число
(первый символ)

Формула
(первый символ)

Дата
(формат ввода)

Время
(формат ввода)

' (апостроф) или буква

+  -  = или цифра

=

дд.мм.гг или дд/мм/гг

чч:мм:сс


Числа в электронных таблицах могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е+02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю.


Текстом в электронных таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «30 человек» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю.


Ввод формулы начинается со знака = и осуществляется с помощью мыши (курсором мыши выделяются те ячейки, адреса которых нужно записать в формуле). Если в клетку введена формула, то в самой клетке после нажатия клавиши ввода будет виден результат, а в строке ввода сама формула, по которой получен этот результат.


При вводе даты или времени Excel преобразует их в специальное число (поэтому дата и время после фиксации в ячейке прижаты к правому краю ячейки). Это число представляет собой количество дней, прошедших от начала века до введенной даты. Благодаря тому, что Excel преобразует дату и время в последовательное число, с ними можно производить такие же операции, как и с числами.


Так же в ячейки электронных таблиц можно вставлять изображения (фотографии, рисунки)





3.Форматирование в таблицах.

В зависимости от решаемой задачи, возникает необходимость применять различные форматы представления данных.


Форматы данных:

  • Числовой (для вычислений)

  • Экспоненциальный (для сокращения разрядности чисел)

  • Денежный (для бухгалтерских расчетов)

  • Дата и время (для хранения значение временных данных)

  • Текстовый (для хранения текста) и т.д.




В электронных таблицах можно использовать любые шрифты любого размера и цвета

Шрифт:

    • Microsoft Word

    • Microsoft Word

    • Microsoft Word

Размер:

    • Microsoft Word 11пт

    • Microsoft Word 20 пт

    • Microsoft Word 16 пт

Цвет:

    • Microsoft Word

    • Microsoft Word

    • Microsoft Word




Параметры форматирования

Внешний вид

жирный текст

^ Microsoft Word

курсив

Microsoft Word

подчеркивание

Microsoft Word, Microsoft Word

все вместе

Microsoft Word



Кроме того доступны функции выравнивания текста по левому, правому краю или центру или же по ширине



Так же можно использовать заливку ячеек





Еще в этой программе возможно объединение ячеек.




4. Формулы и функции

В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют три типа ссылок:

  • Относительные

  • Абсолютные

  • Смешанные

Относительная ссылка в формуле используются для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. Пример: =А1

^ Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. Пример: =$A$1

Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными и наполовину относительными. Знак доллара в них стоит или перед буквой столбца или перед номером строки. Пример: =$A1


В формулах Microsoft Excel можно использовать функции. Сам термин «функция» здесь используется в том же значении, что и «функция» в программировании. Функция представляет собой готовый блок (кода), предназначенный для решения каких-то задач.

Все функции в Excel характеризуются:

  • Названием;

  • Предназначением (что, собственно, она делает);

  • Количеством аргументов (параметров);

  • Типом аргументов (параметров);

  • Типом возвращаемого значения.

Одно из средств облегчить и ускорить работы с фнукциями — кнопка на панели инструментов «Стандартная». В ней разработчики Microsoft «спрятали» пять часто используемых функций:

  • ^ СУММ(минимум один, максимум 30 аргументов). Суммирует свои аргументы.

Полезный совет: Чтобы быстро узнать сумму значений в диапазоне, выделяем его и смотрим на строку состояния — там должна отображаться сумма;

  • ^ СРЗНАЧ(минимум один, максимум 30 аргументов). Находит среднее арифметическое аргументов;

  • СЧЁТ(минимум один, максимум 30 аргументов). Подсчитывает количество чисел в списке аргументов (используется для подсчета количества ячеек с числами, пустые ячейки и текст игнорируются);

  • МАКС(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает максимальный аргумент;

  • МИН(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает минимальный аргумент.



При написании сложных формул, особенно использующих вложенные функции, использование мастера функций -- наилучшее решение. Он очень облегчает и ускоряет ввод формул, и делает многие вещи за нас: автоматически вставляет знак "равно", имя функции, круглые скобки, расставляет точки с запятой. Позволяет просматривать значение ссылок и результаты промежуточных вычислений.

Существует 3 способа запуска мастера функций:

  1. С помощью кнопки в строке формул;

  2. С помощью команды "Другие функции..." кнопки ;

  3. С помощью пункта меню "Вставка" --> "Функция";




Для создания тестов используются логические функции:

  • ЕСЛИ

  • И

  • ИЛИ

5. Диаграммы

В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма может также использовать данные сводной таблицы.

Виды диаграмм



Диаграмма может содержать следующие элементы:

  • Область диаграммы - вся диаграмма, вместе со всеми ее элементами.

  • Область построения - в двумерной диаграмме областью построения называется область, ограниченная осями и содержащая все ряды диаграммы. В трехмерной диаграмме это область, ограниченная осями и включающая ряды данных, названия категорий, подписи делений и названия осей.

  • Легенда - подпись, определяющая закраску или цвета точек данных или категорий диаграммы.

  • Название диаграммы - описательный текст, автоматически связанный с осью или расположенный по центру диаграммы.

  • Ряд данных - группа связанных точек данных диаграммы, отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему. На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой диаграмме отображается только один ряд данных.

  • Подпись значения - подпись, предоставляющая дополнительные сведения о точке данных, отображающей какое-либо значение ячейки. Подписями данных могут быть снабжены как отдельные точки данных, так и весь ряд целиком. В зависимости от типа диаграммы подписи данных могут отображать значения, названия рядов и категорий, доли или их комбинации.

  • Маркер данных - столбик, закрашенная область, точка, сегмент или другой геометрический объект диаграммы, обозначающий точку данных или значение ячейки. Связанные точки на диаграмме образованы рядом данных.

  • Ось - линия, часто ограничивающая с одной стороны область построения и используемая как основа измерений для построения данных на диаграмме. В большинстве диаграмм точки данных отображаются по оси (y), которая обычно является вертикальной осью, а категории отображаются по оси (x), как правило, горизонтальной.

  • Деления и подписи делений - деления, или короткие вертикальные отрезки, пересекающиеся с осью, подобно делениям на линейке, позволяют отмерить одинаковые расстояния на линейке. Подписи делений обозначают меру длины, отложенную по оси, а также могут обозначать категории, значения или ряды значений диаграммы.

  • Линии сетки - линии, которые, будучи добавлены к диаграмме, облегчают просмотр и анализ данных. Линии сетки отображаются параллельно осям от делений диаграммы.

  • ^ Таблица данных диаграммы - содержащая отображаемые на диаграмме данные таблица. Каждая строка таблицы данных содержит ряд данных. Таблица данных обычно связана с осью категорий и заменяет подписи оси категорий.

  • Линия тренда - графическое представление тренда или направления изменения данных в ряде данных. Линии тренда используются при прогнозировании, например при регрессионном анализе. Линии тренда могут быть построены на всех двумерных диаграммах без накопления (гистограмме, линейчатой диаграмме, графике, биржевой диаграмме, точечной диаграмме, а также пузырьковых диаграммах).

  • Планки погрешностей - графические линии, отображающие потенциальную ошибку (или степень недостоверности) каждой точки данных ряда данных. Планки погрешностей могут отображаться для всех плоских диаграмм (гистограммы, линейчатой диаграммы, точечной диаграммы и пузырьковых диаграмм). На точечных диаграммах могут также отображаться линии погрешности по оси X. Линии погрешности могут быть выделены и форматированы как группа.

  • Стенки и основание - плоскости, на фоне которых отображаются многие трехмерные диаграммы. Они придают трехмерным диаграммам впечатление объема и ограничивают область построения диаграммы. Обычно область построения ограничивают две стенки и одно основание.

^ 6. Маркер автозаполнения.

В нижнем правом углу выделенной (активной) ячейки или выделенного диапазона ячеек можно видеть небольшой квадратик — маркер автозаполнения.



При наведении на него, указатель становится тонким крестиком, за который можно «схватиться» левой или правой кнопкой мыши и потащить вниз, вверх, вправо или влево. Это может использоваться в разных целях:

  • Копирование данных 1 в 1 в другие ячейки (чисел, текста, формул);

  • Создание арифметических и геометрических прогрессий;

  • Создание различных встроенных в Excel последовательностей (названия месяцев, дней недели, даты, время);

  • Продолжение пользовательских настраиваемых последовательностей;

  • Копирование оформления ячеек.


7. Форматирование страницы


Управление внешним видом или макетом выводимого на печать листа выполняется с помощью задания параметров в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл):



  • Вкладка Страница. 

-   Группа Ориентация.  Выберите Книжная или Альбомная.

-   Группа Масштаб. Для уменьшения или увеличения листа до размеров страницы в поле Установить введите коэффициент увеличения или уменьшения листа в процентах. Для печати листа на заданном числе страниц выберите Разместить не более чем на и введите число страниц, на которых должен уместиться распечатанный документ. При печати заданное число страниц не будет превышено. Если документ умещается на меньшем количестве страниц, он не будет увеличен, чтобы заполнить оставшиеся.

-   В поле ^ Размер бумаги выберите необходимый размер бумаги.

-   В поле Номер первой страницы введите номер, который появится на первой странице листа. Значение ^ Авто, введенное в это поле позволяет Microsoft Excel автоматически выполнить нумерацию страниц листа.

  • Вкладка Поля.

-   Введите необходимые значения в поля ^ Верхнее, Нижнее, Левое и Правое. Эти значения должны быть больше минимальных значений полей отступа, поддерживаемых принтером.

-   Группа Центрировать на странице. Для горизонтального центрирования данных листа на странице между левым и правым полями в установите флажок Горизонтальное. Для вертикального центрирования данных листа на странице между верхним и нижним полями установите флажок Вертикальное.

  • Вкладка Колонтитул.

-   Для задания встроенного верхнего или нижнего колонтитула в поле ^ Верхний колонтитул или Нижний колонтитул выберите нужный верхний или нижний колонтитул

  • Вкладка Лист.

-   Для печати подписей столбцов на каждой странице, в поле ^ Сквозные строки введите строки, содержащие подписи столбцов. Для печати подписей строк на каждой странице, в поле Сквозные столбцы введите столбцы, содержащие подписи строк.

-   Группа Печать. Для печати заголовков столбцов и строк установите флажок Заголовки строк и столбцов. Для печати сетки установите флажок Сетка. Чтобы распечатать примечания в конце листа, выберите флажок В конце листа в поле Примечания. Чтобы распечатать примечания в том виде, в каком они отображаются на листе Excel, выберите флажок Как на листе в поле Примечания.

^ Предварительный просмотр


Чтобы просмотреть каждую страницу документа в том виде, в каком она будет напечатана, выберите команду ^ Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра можно увидеть колонтитулы и заголовки печати, то есть текст, изображаемый на каждой печатаемой странице. Размер полей и ширину столбцов листа можно изменить, перетаскивая маркеры изменения размера.

 Для изменения параметров страницы нажмите кнопку Страница.

Печать листа

Для печати листа выберите пункт ^ Печать в меню Файл. Если на листе задана область печати, будет распечатана только эта область. Если выделен диапазон ячеек и установлен флажок Выделенный диапазон, будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а определенные на листе области печати будут игнорироваться. Выберите необходимый параметр в группе Вывести на печать.

IV. Пример


Таблица




Диаграмма