microbik.ru
  1 ... 5 6 7 8 9

Глава 9. ДУБЛИКАТЫ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Если трудовая книжка пришла в негодность или утрачена как по вине работника, так и по вине работодателя, работодатель оформляет дубликат трудовой книжки.

Все возможные случаи выдачи дубликатов трудовых книжек перечислены в Правилах ведения трудовых книжек и в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Итак, дубликаты трудовой книжки выдаются в следующих случаях:

- при утрате трудовой книжки работником;

- при утрате трудовой книжки работодателем;

- при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной;

- в случае непригодности трудовой книжки к использованию (книжка обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой (титульной) страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой (титульной) странице прежней трудовой книжки (если, конечно, она не утрачена) пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
9.1. Трудовая книжка утрачена работником
Если работник потерял трудовую книжку, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления об утере трудовой книжки.

При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в документ вносятся (п. 32 Правил ведения трудовых книжек):

- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.

Итак, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы указанного работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами <*>.

--------------------------------

<*> Отметим, что обязанность представить последнему работодателю документы, подтверждающие его трудовой стаж у других работодателей, лежит именно на работнике. Такими документами могут быть, например, копии приказов о приеме на работу и увольнении, трудовые договоры и т.п.

При этом работодатель, оформляющий дубликат трудовой книжки, обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если представленные работником документы не содержат полный объем указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.
Пример 26. Последним местом работы Комарова И.Н. было ООО "АйСи Групп". После увольнения из данной организации Комаров потерял свою трудовую книжку. Он обратился в ООО "АйСи Групп" с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки.

До работы в ООО "АйСи Групп" Комаров работал в ЗАО "Север" и ООО "Юг". В подтверждение трудового стажа в данных организациях Комаров представил копии приказов о приеме на работу и увольнении из данных организаций.

Кадровик ООО "АйСи Групп" при оформлении дубликата трудовой книжки делает в ней записи так, как это показано ниже.


N
записи


Дата

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)


Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись


число

месяц

год







1

2

3

4













Общий стаж работы до
поступления в общество
с ограниченной
ответственностью "АйСи
Групп" пять лет три
месяца и семь дней





1

10

03

2003

Принят на работу в
закрытое акционерное
общество "Север" на
должность дизайнера


Приказ ЗАО
"Север" от
10.03.2003 N 15


2

15

06

2005

Уволен по собственному
желанию, пункт 3
части 1 статьи 77
Трудового кодекса
Российской Федерации


Приказ ЗАО
"Север" от
10.06.2005 N 56


3

20

06

2005

Принят на работу в
общество с ограниченной
ответственностью "Юг"
на должность художника-
дизайнера


Приказ ООО "Юг"
от 20.06.2005
N 45


4

15

07

2008

Уволен по соглашению
сторон, пункт 1 части 1
статьи 77 Трудового
кодекса Российской
Федерации


Приказ ООО "Юг"
от 12.07.2008
N 42


5

20

08

2008

Общество с ограниченной
ответственностью "АйСи
Групп" (ООО "АйСи
Групп"). Принят на
должность дизайнера


Приказ от
20.08.2008 N 23


6

02

04

2009

Уволен по собственному
желанию, пункт 3
части 1 статьи 77
Трудового кодекса
Российской Федерации
Инспектор по кадрам
Иванова А.Т. Иванова
Комаров


Приказ от
26.03.2009 N 17-к



9.2. Трудовая книжка утрачена работодателем
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (п. 34 Правил ведения трудовых книжек).

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Отметим, что в Правилах ведения трудовых книжек рассматривается только ситуация массовой утраты трудовых книжек работодателем, поскольку предполагается, что утрата одной (нескольких) трудовой книжки невозможна (ведь все трудовые книжки должны храниться в сейфе организации).

Тем не менее, если по каким-либо причинам работодатель все же потеряет трудовую книжку одного конкретного работника, ему придется выдать дубликат трудовой книжки в порядке, установленном для ситуации, когда трудовая книжка утрачена по вине работника (см. выше п. 9.1).
9.3. Выдача дубликата трудовой книжки в иных ситуациях
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работник имеет право потребовать выдачи дубликата трудовой книжки.

В этом случае по письменному заявлению работника ему по последнему месту работы выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения трудовых книжек).

То есть в дубликат трудовой книжки копируются все записи из прежней трудовой книжки, кроме той, которая признана недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка пришла в негодность.
Глава 10. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
В случае если в каком-то разделе трудовой книжки заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил ведения трудовых книжек).

Бланк вкладыша в трудовую книжку выдается работодателем.
Примечание. Кадровый работник должен не просто вложить вкладыш в трудовую книжку, а именно вшить его.
Имейте в виду! Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша (см. ниже).
Герб

Российской Федерации
Фамилия изменена на фамилию ТРУДОВАЯ КНИЖКА

"Попова" на основании

свидетельства о заключении ТК-II N 5865271

брака серия КЛ N 7673929,

выданного 30.03.2009 Мещанским -Тимофеева- Попова

отделением загс Фамилия -----------------------------

Управления загс г. Москвы Анна

Инспектор отдела кадров Имя ---------------------------------

Иванова А.Т. Иванова Владимировна

Отчество ----------------------------

М.П. 12 марта 1982 г.

Дата рождения -----------------------

(число, месяц, год)

высшее профессиональное

┌─────────────┐ Образование -------------------------

выдан вкладыш│ -------------------------------------

└─────────────┘ юрисконсульт

серия ВК N 8645320 Профессия, специальность ------------

11 ноября 2006 г.

Дата заполнения ---------------------

(число, месяц, год)

Тимофеева

Подпись владельца -------------------

книжки
М.П. Подпись лица,

ответственного за ведение

трудовых книжек

Иванова

-------------------------

(разборчиво)
Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Эти сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенные записи) сделаны заново на основании соответствующих документов.

Правильность внесенных сведений удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа организации, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати организации (кадрового органа организации).

Порядок оформления титульного листа вкладыша для трудовой книжки, показанной на с. 104, приведен ниже.
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой книжки недействителен)
Герб

Российской Федерации
Попова

Фамилия ----------------------------------------------------------

Анна

Имя --------------------------------------------------------------

Владимировна

Отчество ---------------------------------------------------------

12 марта 1982 года

Дата рождения ----------------------------------------------------

(число, месяц, год)

высшее профессиональное

Образование ------------------------------------------------------

юриспруденция

Профессия, специальность -----------------------------------------

__________________________________________________________________

11 ноября 2006 г.

Дата заполнения --------------------------------------------------

(число, месяц, год)

Попова

Подпись владельца книжки -----------------------------------------
Подпись лица, ответственного за ведение

трудовых книжек

Сидорова

М.П. ---------------------------------------

(разборчиво)

<< предыдущая страница   следующая страница >>