microbik.ru
1 2


Утверждены

Решением Правления НПСо

Протокол №13 от 01.11.2010г.


Методические рекомендации НПСо

по составлению индивидуальной

номенклатуры дел нотариуса,

формированию и оформлению дел,

составлению описей дел постоянного хранения

и временного хранения

Самара

2010

Содержание


Глава 1. Общие положения _____________________________________

Глава 2. Составление индивидуальной номенклатуры дел нотариуса





    1. Общие требования к номенклатуре дел _______________

    2. Порядок составления и утверждения индивидуальной номенклатуры дел нотариуса ________________________

    3. Порядок заполнения граф индивидуальной номенклатуры дел нотариуса ________________________

Глава 3. Порядок формирования и оформление дел _______________







    1. Порядок формирования дел _________________________

    2. Порядок оформления дел ___________________________

    1. Нумерация листов дела _______________________

    2. Составление внутренней описи документов дела __

    3. Составление листа-заверителя __________________

    4. Подшивка (брошюровка) дела __________________

    5. Оформление обложки дела ____________________

Глава 4. Составление описей дел, формы описей __________________



    1. Составление описей дел ____________________________

    2. Формы описей ____________________________________



3

6

6
6
8

11

11

12

12

13

15

16

16

20

20

21



Глава 1. Общие положения
Настоящие методические рекомендации разработаны с целью оказания помощи нотариусам при составлении индивидуальной номенклатуры дел нотариуса (далее - номенклатура дел), при формировании и оформлении дел (нарядов), составлении описей дел постоянного и временного хранения.

Действия настоящих методических рекомендаций распространяются на период до введения в действие Правил нотариального делопроизводства и после их введения в части, не противоречащей Правилам нотариального делопроизводства.

При разработке Методических рекомендаций были использованы следующие нормативные акты и документы:

  1. Основы законодательства Российской Федерации о нота­риате от 11.02.1993 г. № 4462-I;

  2. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;

  3. Основные правила работы ведомственных архивов, утверждённые Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 г. № 263;

  4. Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;

  5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.)

  6. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76;

  7. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта России № 28 от 27.02.1998 г.;

  8. ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения», утверждённый Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 152-ст от 30.12.2004 г.;

  9. ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения», утверждённый Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 155-ст от 30.12.2004 г.;

  10. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый Постановлением Госстандарта России № 65-ст от 03.03.2003 г.;

  11. Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная 19.08.1976 г.;

  12. Типовая номенклатура дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы (письмо НПСО от 26.02.2007 г. № 4-7/350).

При разработке Методических рекомендаций были использованы следующие термины и понятия:

1) делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

2) документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

3) официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

4) служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

5) унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

6) организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

7) организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

8) дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

9) формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

10) оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;

11) заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;

12) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

13) индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку;

14) архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;

15) постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке;

16) документ постоянного хранения - документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;

17) документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

18) заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;

19) срок исполнения документа - срок, установленный нормативно - правовым актом, организационно - распорядительным документом или резолюцией;

20) типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно - правовым актом.

Глава 2. Составление индивидуальной номенклатуры дел нотариуса
2.1. Общие требования к номенклатуре дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве нотариуса, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме. Цель составления номенклатуры дел - обеспечение порядка формирования и учёта дел в делопроизводстве нотариуса. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, для систематизации и учёта дел. В соответствии с номенклатурой дел определяются индексация и сроки хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учётным документом в делопроизводстве нотариуса.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Типовая номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел нотариуса - ежегодный систематизированный перечень наименований дел, реестров, книг, журналов, которые ведутся нотариусом с указанием сроков их хранения, отражающий всю деятельность нотариуса.

Типовая номенклатура дел являются основой для составления индивидуальной номенклатуры дел нотариуса (далее - номенклатура дел).

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в индивидуальную номенклатуру.

С 2007 года и по настоящее время при составлении номенклатуры дел нотариусы Самарской области руководствуются Типовой номенклатурой дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы (далее - Типовая номенклатура) согласно письму НПСо от 26.02.2007 г. №4-7/350.

После вступления в законную силу Правил нотариального делопроизводства и утверждения в соответствии с новыми Правилами проекта Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, нотариусам при составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться вновь утверждённой Примерной номенклатурой.
2.2. Порядок составления и утверждения

индивидуальной номенклатуры дел нотариуса
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется и утверждается нотариусом в конце текущего года (в последнем квартале) и вводится в действие с первого января следующего календарного года.

Номенклатура дел на каждый делопроизводственный год составляется нотариусами Самарской области на основе Типовой номенклатуры в одном экземпляре и утверждается нотариусом путём проставления даты утверждения и подписи нотариуса.

При составлении номенклатуры дел нотариусу необходимо:

- изучить состав, содержание и количество документов, которые образуются в процессе его деятельности:

- определить круг документов для включения в номенклатуру;

- составить заголовки дел;

- определить сроки хранения;

- определить систему индексации и установить индексы дела;

- оформить и утвердить номенклатуру дел.

При составлении номенклатуры дел нотариус из Типовой номенклатуры в индивидуальную номенклатуру переносит заголовки дел с учётом предыдущего делопроизводственного года. Заголовки дел, предусмотренные Типовой номенклатурой, при переносе в номенклатуру дел нотариуса не изменяются.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел нотариуса должен соответствовать порядку, предусмотренному Типовой номенклатурой.

Сроки хранения дел, предусмотренные Типовой номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел нотариуса без изменений. Снижение сроков хранения дел, установленных Типовой номенклатурой, запрещается.

При составлении номенклатуры дел в каждом её разделе должны быть предусмотрены резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных Типовой номенклатурой, но заведённых нотариусом в течение календарного года.

При внесении в номенклатуру дел новых заголовков нотариус обязан учитывать, что заголовок дела должен чётко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Например, «Постановления об отказе в совершении нотариального действия». Для этого заголовка допускается использовать резервный номер в разделе 1 «Совершение нотариальных действий».

При включении в номенклатуру дел новых заголовков необходимо соблюдать основные признаки формирования разделов номенклатуры, которые определяются степенью важности документов и их взаимосвязью:

- совершение нотариальных действий;

- внутренняя организация нотариальной деятельности;

- финансово-хозяйственные документы;

- документационное обеспечение нотариальной деятельности.

2.3. Порядок заполнения граф

индивидуальной номенклатуры дел нотариуса
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел (томов), срок хранения и примечания.

В графе 1 номенклатуры дел нотариуса проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру дел нотариуса. Они обозначаются арабскими цифрами, например, 01-04, 02-01, где 01, 02 – обозначение (номер) раздела номенклатуры, 04, 01 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел, включённый в соответствующий раздел номенклатуры.

В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве нотариуса. Заголовки дел должны чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела (завещания, прочие договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления) в соответствии с Типовой номенклатурой.

Прочие договоры формируются в одно дело «Прочие договоры (сделки)». Оно может состоять из нескольких томов.

Допускается при значительном количестве прочих однотипных договоров составлять заголовки каждого тома, уточняющие содержание общего заголовка дела. Например, «Прочие договоры» - общий заголовок, «Прочие договоры. Брачные договоры», «Прочие договоры. Договоры отчуждения доли (части доли) в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью (с относящимися к ним документами)», «Прочие договоры. Договоры залога» - уточняющие содержание заголовки (п. 2.1.25 «Основных правил работы ведомственных архивов» от 1985 года, п. 3.4.9 «Основных Правил работы архивов организаций» от 2002 года).

Для удобства поиска документов допускается составлять заголовки дел, уточняющие содержание общего заголовка дела, например, «Переписка по различным вопросам деятельности нотариуса». В уточняющих заголовках дел, содержащих переписку нотариуса, указывается, с кем и по каким вопросам она ведётся.

В уточняющих заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, допускается указывать их общее видовое название, например, «Переписка по различным вопросам деятельности нотариуса. Переписка с органами судебной власти».

В уточняющем заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведётся только с ним, например, «Переписка по различным вопросам деятельности нотариуса. Переписка с Нотариальной палатой Самарской области по вопросам применения норм законодательства», др. В журналах входящей и исходящей корреспонденции указывается номер нарядов, в которых находятся документы.

В заголовках дел, содержащих отчётную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены отчёты, например, «Полугодовые статистические отчёты, годовые статистические отчёты».

Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами и не подлежат ежегодной перерегистрации. Заголовки таких дел вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом до окончания дела производством.

Переходящими делами являются все наследственные дела, которые не закончены производством.

Для всех наследственных дел, открытых в текущем году, в номенклатуре дел предусматривается общий индекс «01-07».

Для всех реестров в номенклатуре дел предусматривается общий индекс «04-01», который указан в графе 1.

Если нотариус ведёт специальные реестры для записей определенных видов нотариальных действий, то в номенклатуре отражается общий заголовок дела «Реестры для регистрации нотариальных действий», и виды реестров, которые ведутся нотариусом.
Например:



Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел, (томов)

Срок хранения,

ст.по ПТУД1

Примечания

04-01

Реестры для регистрации нотариальных действий,

в том числе:

5

постоянно

ст.57




Реестр для регистрации нотариальных действий и их копий - без индекса -основной


2

Реестр для регистрации нотариальных действий - свидетельствованию верности копий документов и выписок из них -

с индексом 1


1

Реестр для регистрации нотариальных действий – удостоверению доверенностей и их копий - с индексом 2

1

Реестр для регистрации нотариальных действий – свидетельствованию подлинности подписей на документах

с индексом 3

1


Заголовки дел уточняются в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов), заведённых нотариусом в текущем году; она заполняется по окончании календарного года рукописным способом. Если дело не заведено, в этой графе ставится прочерк.

В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номер статьи по перечню. Сроки хранения дел указываются в соответствии с Типовой номенклатурой дел, основанной на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённом Росархивом 6 октября 2000 года

В графе 5 "Примечания" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел по принадлежности. Если дело не заведено, ставится прочерк.

По окончании года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве и категориях заведённых и включённых в номенклатуру дел или томов отдельно постоянного и временного хранения, в том числе о количестве переходящих дел.

Индивидуальная номенклатура дел нотариуса является делом постоянного хранения.

Глава 3. Порядок формирования и оформления дел
3.1. Порядок формирования дел

Все имеющиеся у нотариуса документы должны быть сформированы в дела посредством их группирования в соответствии с индивидуальной номенклатурой дел нотариуса и их систематизации внутри дела.

Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определённому вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), определённому нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

Дата формирования дела исчисляется с даты первого документа, который вносится в дело.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

  • помещать основные документы вместе с относящимися к ним документами;

  • группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- не включаются в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- внутри дела документы располагать сверху вниз в хронологическом порядке (например, в деле 01-04 «Завещания» - верхним (первым) документом будет первое удостоверенное нотариусом в текущем году завещание, нижним (последним) – соответственно последнее завещание);

- дело должно содержать не более 250 листов.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При формировании дела «Договоры отчуждения недвижимого имущества (с относящимися к ним документами)» нотариус к подлинному экземпляру договора об отчуждении недвижимого имущества приобщает копии правоустанавливающих и правоподтверждающих документов, копий согласий супругов или заявлений об их отсутствии, подлинник выписки из ЕГРП и других необходимых документов.

Если количество листов в томе, в котором сгруппированы документы, относящиеся к одному вопросу, например, к конкретному договору, превышает 250 листов, том подразделяется на части, при этом на обложке указывается индекс, заголовок дела, номер тома и номер части, например, «том № 5 часть № 1», «том № 5 часть № 2».

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственного дела, присоединяются к документам конкретного наследственного дела. Свидетельства о праве собственности, выданные пережившему супругу, помещаются нотариусом в конкретное наследственное дело.
3.2. Порядок оформления дел
По окончании года все оконченные производством дела для подготовки их к временному хранению подлежат оформлению в соответствии с требованиями «Правил работы архивов организаций» от 2002 года.

В зависимости от сроков хранения нотариусом проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению в обязательном порядке подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. В случае увольнения работника нотариуса полному оформлению подлежит личное дело уволенного работника.

Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплёт дела;

- нумерацию листов дела;

- составление внутренней описи документов;

- составление листа-заверителя;

- оформление обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, внутренние описи документов дела и листы-заверители не составлять.
3.2.1. Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых нотариусом в дело, все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Если в нумерации листов допущено много ошибок (более 5), всё дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела (не более 5), листы дела заново не нумеруются, в этом случае допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) должны оговариваться в листе-заверителе.
3.2.2. Составление внутренней описи документов дела
Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (при наличии), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен документ. В графе «Номера листов дела» нотариус может указывать номера листов, занятые удостоверенным договором и относящимися к нему документами или копиями документов (например, договор купли-продажи квартиры и документы, на основании которых удостоверен договор).

Форма внутренней описи,

рекомендованная НПСо в 2006 году
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела _______________




п/п

Заголовок (краткое

содержание) документа

Дата

документа

Номера листов

дела

Примечание

1

2

3

4

5

















Итого ___________________________________________________документов

(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________

(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка

составившего внутреннюю опись подписи

документов дела
Дата
Форма внутренней описи,

предусмотренная для завещаний и договоров

Внутренняя опись документов дела № 01-04


№№

по порядку

Вид документа


Ф. И. О.


Дата совершения нотариального действия

№ реестра

№№ листов дела

Примечание

1.



















2.



















3.



















4.



















5.



















6.




















Итого: 106 (сто шесть) документов

Количество листов внутренней описи: 4 (четыре)

Нотариус г. Самары

Дата

Каждый документ, находящийся в деле, вносится нотариусом во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием даты составления описи.

При составлении внутренней описи дела, формируемого по видам документов (договоры, завещания и т.д.), в графу «Заголовок документа» вносится название нотариально удостоверенного документа, например, договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополнятся фамилиями и инициалами лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, например «Договор купли-продажи квартиры между Фамилия Имя Отчество и Фамилия Имя Отчество» или «Договор купли-продажи квартиры. Продавец - Фамилия Имя Отчество. Покупатель - Фамилия Имя Отчество». При этом наименования документов или копий документов, прилагаемых к удостоверенному договору, во внутреннюю опись не вносятся.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием даты составления описи.

Графа внутренней описи «Примечание» используется нотариусом для отражения изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.), со ссылками на соответствующие акты и при необходимости нотариусом составляется новая итоговая запись к внутренней описи.
3.2.3. Составление листа-заверителя
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа.

Лист-заверитель составляется по установленной форме.



Форма листа-заверителя,

рекомендованная НПСо в 2006 году

Лист – заверитель дела № ____
В деле подшито и пронумеровано____________________________листов,

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________

пропущенные номера листов ___________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________


Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Документы за другие календарные годы

Изъятые документы

Добавленные документы

Склеенные, поврежденные листы






Должность подпись расшифровка подписи

Дата

В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество листов в деле, количество листов внутренней описи, указываются, при наличии, литерные номера листов, пропущенные номера листов. В листе-заверителе при его составлении также отмечаются особенности физического состояния и формирования дела. Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием даты его составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт, после этого составляется новый лист-заверитель, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачёркивается и оставляется в деле перед новым листом-заверителем.
3.2.4. Подшивка (брошюровка) дела
После составления внутренней описи документов дела и листа-заверителя документы в деле подшиваются на 4 прокола (не менее трёх) в твёрдую обложку или переплетаются с учётом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, подписей на них. При подготовке дел к подшивке (переплёту) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела, лист-заверитель – в конце.
3.2.5. Оформление обложки дела
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Форма обложки,

рекомендованная НПСо в декабре 2006 года
______________________________________________________________________

Ф.№-

Оп.№-

Д.№-
Нотариус нотариального округа г.Самары

Петрова В.И.

Наименование раздела

(по номенклатуре дел)

Дело № Том №
Заголовок дела

Дата
На______________ лист


Хранить _____________

Ф.№-

Оп.№-

Д.№-

Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нём можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

- наименование нотариального округа;

- фамилия, имя, отчество нотариуса;

- номенклатурный номер (индекс) дела;

- заголовок дела, если дело состоит из нескольких томов, указывается также номер тома;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

Архивный шифр (Ф№, Оп№, Д№) на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляется только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел при сдаче дел в архив (например, в государственный архив или архив НПСо).

Номенклатурный номер (индекс) дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел. Индекс дела и заголовок дела на обложку переносится из индивидуальной номенклатуры дел нотариуса.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Например:

«Прочие договоры (сделки). Договоры залога. Том № 1»

«Прочие договоры (сделки). Договоры отчуждения доли (части доли) в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью (с относящимися к ним документами). Том № 1»

«Прочие договоры (сделки). Договоры отчуждения доли (части доли) в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью (с относящимися к ним документами). Том № 2»

На обложке дела указывается дата заведения и окончания дела в делопроизводстве нотариуса. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например, 02 мая 2010 г.

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые отчёты, номенклатуру дел, описи дел постоянного и временного хранения и т.п., так как их даты отражаются в заголовках дел.

Датой заведения дел, содержащих договоры, завещания и т.п., является дата первого удостоверенного документа, помещённого в дело. Датой окончания таких дел является дата последнего удостоверенного документа, помещённого в дело.

Датой заведения наследственного дела является дата регистрации документа, послужившего основанием к открытию наследственного дела, датой окончания наследственного дела является дата выдачи последнего свидетельства о праве на наследство либо дата регистрации последнего поступившего в наследственное дело документа (например, решения суда, ответа банка об отсутствии денежных средств, свидетельства о смерти наследника). При возобновлении наследственного дела на обложке указывается дата возобновления дела и дата окончания возобновления дела. Если наследственное дело возобновляется несколько раз, на обложке наследственного дела каждый раз указываются даты возобновления и окончания возобновления дела.

Датами заведения книг, журналов, реестров являются даты первой записи, произведённой в книге, журнале, реестре, датой их окончания являются даты последней записи.

Датами заведения и окончания личного дела являются даты подписания приказов о приёме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа-заверителя дела. При изменении количества листов в деле предыдущее количество листов зачёркивается, рядом указывается новое количество листов.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Глава 4. Составление описей дел, формы описей
4.1. Составление описей дел
Опись дел (далее - опись) - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, хранящихся в архиве нотариуса, и учёта дел.

Основой для составления описей дел является типовая номенклатура дел нотариуса. Описи дел составляются по установленной форме. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, то есть заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами индивидуальной номенклатуры дел нотариуса;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (тома);

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Опись дел включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- номер дела (тома, части);

- дата дела (тома, части), дата дела может обозначаться тремя парами арабских цифр, например, 10.01.10 – 18.05.10;

- количество листов в деле (томе, части), которое проставляется на основании заверительной надписи дела;

- графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другому нотариусу и др.



п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата дела

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

2


01-07

Наследственное дело

после смерти Петрова Виктора Андреевича

( №18-2007)


20.01.2008-

12.02.2010

27




3

01-07

Наследственное дело

после смерти Моженкова Александра Александровича

( №2-2008)

11.01.2008-25.03.2010

32





В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включённых в данную опись, оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел подписывается нотариусом с указанием даты составления описи.

В графе 3 перечисляются оконченные производством дела того года, когда составляется опись постоянного хранения, и дела тех лет, которые были открыты раннее, но окончены производством в этот год. Например, «Наследственное дело № 25-2007г. после смерти Мироновой Веры Петровны»; с «датой дела» 20.03.2007 - 23.03.2008 или 23.11.2006- 13.12.2008».

В графе «количество листов» указывается количество листов в деле (без учёта листов внутренней описи и листа-заверителя).

4.2. Формы описей
Описи дел составляются по формам, установленным соответствующими законодательными актами.

При составлении описей дел постоянного хранения, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу нотариусам рекомендуется использовать форму описи, указанную в приложении №12 к п. 3.7.2 «Основных правил работы архивов организаций» от 2002 года.
Приложение 12

к п. 3.7.2

____________________________________________________________________

(Наименование организации)

____________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности

руководителя структурного

подразделения
Подпись Расшифровка

Подписи
Дата

ОПИСЬ N

____________________________________________________________________


N
п/п

Индекс
дела

Заголовок
дела

Крайние
даты

Кол-во
листов

Срок
хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6 <*>

7

Название раздела
































































В данную опись внесено _______________________ ед. хр. с N _______

(цифрами и прописью)

по N __________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________
Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата

----------------------------------------------------------------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения. В графе «4» пишется - «Дата дела; графа «срок хранения» не указывается.


следующая страница >>