microbik.ru
1 2 ... 48 49
"ГроссМедиа", 2012

"РОСБУХ", 2012
РАСХОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ:

ОШИБКИ, РЕКОМЕНДАЦИИ, АРБИТРАЖНАЯ ПРАКТИКА
Е.В.Шестакова
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О РАСХОДАХ
Группировка расходов
Общие положения о расходах содержатся в ст. 252 НК РФ. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса расходы на услуги банков можно учесть при налогообложении прибыли. При этом должны соблюдаться следующие критерии:

- расходы связаны с производственной (предпринимательской) деятельностью;

- расходы документально подтверждены;

- расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Виды расходов
1. Расходы, связанные с производством и реализацией:

- материальные (ст. 254 НК);

- расходы на оплату труда (ст. 255 НК);

- амортизация (ст. ст. 256 - 259 НК);

- прочие расходы (ст. ст. 260 - 264 НК);

2. Внереализационные расходы (ст. 265 НК):

- отрицательные курсовые и суммовые разницы;

- проценты к уплате;

- признанные должником или по решению суда штрафные санкции;

- расходы предшествующих периодов, выявленные в отчетном году;

- некомпенсируемые убытки от стихийных бедствий и иных чрезвычайных происшествий;

- другие расходы;

3. Прочие расходы:

1) суммы налогов, сборов, пошлин;

2) расходы на сертификацию, комиссионные сборы;

3) портовые, аэродромные сборы;

4) подъемные в пределах норм;

5) расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности;

6) расходы по набору работников;

7) оказание услуг по гарантийному ремонту;

8) арендные (лизинговые) платежи за арендуемое имущество;

9) расходы на содержание служебного транспорта;

10) командировочные расходы;

11) юридические и информационные услуги;

12) обучение;

13) приобретение программ ЭВМ;

14) освоение новых производств;

15) ведение бухучета;

16) встреча делегаций;

17) расходы по договорам гражданско-правового характера;

18) взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев;

19) выплата пособий по временной нетрудоспособности;

20) иные расходы.
Расходы, не учитываемые в целях налогообложения
- в виде сумм начисленных налогоплательщиком дивидендов и других сумм прибыли после налогообложения;

- в виде пени, штрафов и иных санкций, перечисляемых в бюджет (в государственные внебюджетные фонды);

- в виде взноса в уставный (складочный) капитал, вклада в простое товарищество; в виде суммы налога, а также суммы платежей за сверхнормативные выбросы загрязняющих веществ в окружающую среду;

- в виде процентов, начисленных налогоплательщиком-заемщиком кредитору сверх сумм, признаваемых расходами;

- в виде имущества (включая денежные средства), переданного комиссионером;

- в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей;

- в виде средств, перечисляемых профсоюзным организациям;

- в виде расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);

- в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений;

- в виде сумм материальной помощи работникам;

- на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей;

- в виде надбавок к пенсиям, единовременных пособий уходящим на пенсию ветеранам труда, доходов (дивидендов, процентов) по акциям или вкладам трудового коллектива организации;

- на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования;

- в виде сумм вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членами совета директоров;

- на оплату путевок на лечение или отдых;

- в виде имущества или имущественных прав, переданных в качестве задатка, залога;

- на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов;

- в виде платы государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление сверх тарифов, утвержденных в установленном порядке;

- в виде расходов учредителя доверительного управления;

- в виде средств пенсионных накоплений.
Документальное подтверждение
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Требования к документам
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц <1>.

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28 сентября 2010 г.) (с изм. и доп., вступающими в силу с 1 января 2011 г.).
Электронные документы
Ранее компании не представляли работу без документов на бумажных носителях, теперь электронные документы получают все большее развитие в деятельности компаний, все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными госуслугами, анализируют судебную практику, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой и Пенсионным фондом, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами.

Рассмотрим основные виды электронных документов, используемых бухгалтерами и юристами. К ним относятся:

- бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28 сентября 2010 г.));

- налоговые декларации (Приказ ФНС России от 4 марта 2010 г. N ММ-7-6/96@ "О внесении изменений в Приказ МНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи");

- таможенная декларация (ст. 180 Таможенного кодекса Таможенного союза);

- персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ). Напомним, что с 2011 г. расчеты в ПФР и ФСС РФ должны представляться в электронной форме, если среднесписочная численность сотрудников страхователя превышает 50 человек за предшествующий расчетный период (в 2010 г. - 100 человек);

- реестр застрахованных лиц в ПФР (п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

Также компании могут использовать в своей деятельности следующие электронные документы:

- первичные и сводные учетные документы (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28 сентября 2010 г.));

- книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур;

- счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).

Электронный документооборот давно используется при подтверждении командировочных расходов. Однако Минфин полагает, что, приобретая электронный авиабилет, необходимо представить дополнительные доказательства понесенных расходов. Подтверждающими документами могут являться:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Такой позиции придерживается Минфин в Письме от 1 июля 2010 г. N 03-03-07/23.

Из этой позиции следует, что электронный документ до конца не приобрел силу бумажного аналога.

Кроме того, существуют некоторые недоработки и в системе госуслуг: они заключаются в невозможности их использования от имени юридического лица.

Для реализации права подачи заявлений в электронном виде юридическое лицо должно:

- назначить доверенное лицо, которое зарегистрируется на портале как физическое лицо и будет подавать от имени юридического лица заявления в электронном виде. Данные заявления от этого физического лица будут рассматриваться Федеральным агентством связи как заявления от представителя юридического лица;

- направить в Федеральное агентство связи копию доверенности, выданной пользователю для подтверждения его полномочий. Такие Разъяснения даны Россвязью - "О порядке получения государственной услуги по регистрации сертификатов соответствия в электронном виде через единый портал государственных и муниципальных услуг".

Однако ведомство не разъясняет, что делать, если генеральный директор является единственным сотрудником и реальным представителем компании.

Кроме того, в законодательстве имеются ограничения в части принятия к учету данных документов. Так, документ, который составлен в электронном виде, может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ, такое же мнение выразил и Минфин в Письмах от 27 октября 2008 г. N 03-03-06/1/605, от 30 сентября 2008 г. N 03-02-07/1-383.

Рекомендации компаниям.

При введении системы электронного документооборота и электронной отчетности необходимо осуществить следующие мероприятия:

1. Целесообразно установить в локальном нормативном акте порядок осуществления электронного документооборота, какую отчетность, в каком виде компания представляет, чаще всего таким документом является учетная политика предприятия.

Вместе с тем суд в Постановлении ФАС Центрального округа от 5 ноября 2008 г. по делу N А54-221/2008-С18 указал, что законодательство о налогах и сборах различает виды носителей информации, на которых может быть представлена отчетность (бумажный, электронный), и способ ее представления (лично, по почте, по телекоммуникационным каналам связи). При этом не устанавливается для налогоплательщика определенный и единственный способ представления деклараций. Таким образом, компания может самостоятельно использовать способ представления отчетности.

2. Заключите договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи.

3. Четко соблюдайте форму первичных и отчетных документов.

4. При организации электронной отчетности необходимо следить за отсутствием технических ошибок при взаимодействии, так как в противном случае придется доказывать свою правоту в суде.

В качестве примера судебного решения можно назвать Постановление ФАС Московского округа от 19 октября 2010 г. N КА-А40/12165-10 по делу N А40-17895/10-115-145. Налогоплательщик представлял отчетность в электронном виде, оператор связи подтвердил, что декларация по НДС была создана и подготовлена к отправке вовремя, однако по техническим причинам не попала в базу данных налогового органа и не была обработана. В итоге в суде удалось доказать, что вина налогоплательщика в совершении правонарушения отсутствует.

5. Следует хранить документы на бумажном носителе, который подтверждают своевременность передачи документов.

Например, эти доказательства были рассмотрены в Постановлении ФАС Поволжского округа от 5 мая 2009 г. по делу N А57-15071/08-5. Документы, представленные заявителем, подтверждают своевременность представления налогового расчета по налогам на доходы иностранных юридических лиц.
Использование факсимиле
С одной стороны, факсимиле является удобным аналогом собственноручной подписи, однако в отличие от электронной подписи и собственноручного подписания документов имеет ряд ограничений. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование факсимиле допускается только в случае, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Это положение относится и к электронной подписи. Однако в отличие от факсимиле электронные документы, подписанные электронной подписью, нашли большое распространение в законодательных актах. И это не удивительно, поскольку факсимиле представляет собой клише-печать и уровень ее защиты значительно ниже, чем уровень защиты электронной подписи. Кроме того, в законодательстве не урегулирован фактически вопрос использования факсимиле.



следующая страница >>