microbik.ru
  1 ... 3 4 5 6 7

4.4Требования к СЭД

Рабочий (производственный) календарь


Привязка рабочих процессов СЭД к производственному календарю РФ, который учитывает рабочие и нерабочие дни (выходные, праздники РФ).

Требования к карточкам документов

4.4.1.1Возможность добавления произвольного количества полей в карточку документа.

4.4.1.2Возможность назначения отдельных прав доступа (на просмотр, редактирование) на отдельные поля карточки или блок полей.

4.4.1.3Возможность цветовой раскраски полей или блока полей в карточке.

4.4.1.4Возможность автоматической подстановки значений в поля карточки (например, подстановка руководителя/куратора проекта из реестра проектов в зависимости от того, какой проект выбран в карточке).

Требования к маршрутам прохождения документов

4.4.1.5Реализация прохождения следующих процессов в маршруте:


Подготовка (разработка) проекта документа - Согласование - Утверждение - Регистрация - Ознакомление

4.4.1.6Наличие различных вариантов принятия решения согласующим лицом:


Согласовано (согласовано без замечаний).

Согласовано с незначительными замечаниями (процесс согласования продолжается по маршруту, идет оповещение исполнителю о том, что документ согласован с незначительными замечаниями).

На доработку (процесс согласования временно приостанавливается, документ возвращается на доработку исполнителю, после возвращается заново согласующему лицу на согласование).

Отклонено (маршрут прекращается, дальнейшее согласование для всех отклоняется). Существует возможность повторного запуска исполнителем после отклонения согласования согласующим лицом с самого начала, либо с этапа маршрута, следующего за отклонившим согласующим.

Вне компетенции (по мнению согласующего лица данный вопрос вне его компетенции) – идет оповещение исполнителю, документ переходит на согласование к следующему по маршруту.

4.4.1.7Направление документов по заданным маршрутам с возможностями последовательного и параллельного движения (в соответствии с заданным маршрутом).

4.4.1.8Назначение разных маршрутов по документу в зависимости от значений отдельных полей карточки.

4.4.1.9Возможность настройки маршрута в зависимости от организационной структуры компании (по иерархии от нижестоящего уровня к вышестоящему).

4.4.1.10Возможность настройки свободного маршрута согласования.

4.4.1.11Возможность отзыва документа исполнителем в процессе согласования.

4.4.1.12Возможность задания и контроля временных интервалов между поступлением документа на согласование и самим действием.

4.4.1.13Возможность автоматического согласования документа по истечении контрольного срока.

4.4.1.14Возможность параллельной автоматической регистрации документов (без прохождения маршрута).

4.4.1.15Возможность добавления/удаления согласующего лица во время прохождения маршрута согласования.

Требования к оповещениям

4.4.1.16Необходимы следующие базовые уведомления пользователей по электронной почте (MS Outlook):


Событие

Кому направляется уведомление

Запуск процесса согласования нового документа

ответственному контролеру

Поступление документа на согласование

согласующему лицу

Прохождение маршрута, выполнение действий по документу согласующими лицами и регистратором

ответственному исполнителю по документу

Поступление документа на утверждение

ответственному исполнителю и регистратору

Регистрация документа

исполнителю

Ознакомление с документом

лицам по листу рассылки (ознакомления)

Отклонение согласования согласующим лицом

исполнителю, функциональному администратору

Отклонение согласования либо отзыв документа исполнителем

ответственному контролеру, функциональному администратору

4.4.1.17Отправка оповещений по поручениям ответственному исполнителю, соисполнителям, инициатору (делопроизводителю), контроллеру

4.4.1.18Возможность настройки оповещений произвольного вида по любым изменениям статуса документа или иным событиям в системе. Возможность цветового выделения текста в оповещении.

4.4.1.19Возможность настройки и отправки консолидированных сообщений (1 раз в день), содержащих в одном сообщении перечень неисполненных документов, находящихся на согласовании или утверждении, и поручений: напоминание о приближении окончания срока согласования документа(ов), исполнения поручений (за 1 день до окончания срока), напоминание о просроченных документах и поручениях (ежедневно).

Требования к листу согласования и листу ознакомления

4.4.1.20Автоматизация листа согласования (ФИО, должность, подразделение согласующего лица, тип подписи (принятое решение согласующего лица), комментарии). Печать листа согласования в соответствии с шаблоном Компании.

4.4.1.21Автоматизация листа ознакомления (рассылки), оповещение по списку ознакомления, автоматическое открытие доступа для чтения к зарегистрированному документу по листу ознакомления.

4.4.1.22Возможность создавать листы ознакомления (рассылки) по различным (заранее настраиваемым) группам или по списку сотрудников, выбранных вручную из справочника сотрудников.

Требования к хранению истории работы с документом/файлом

4.4.1.23Сохранение истории работы с документом (действия пользователей): когда поступил на согласование согласующему лицу, когда согласовано, версионность документа. Хранение всей истории по замечаниям к документу в процессе согласования.

4.4.1.24Сохранение замечаний (правок) внутри файла: отображение в режиме исправлений отличие текущей версии входящих в состав документа файлов от сравниваемой версии (для MS Word):


идентичные значения должны остаться без изменений,

значения, которые добавлены в текущую версию документа, выделяются другим цветом, как новые,

значения, которые были удалены, т.е. их нет в текущей версии документа, выводятся зачёркнутыми.

4.4.1.25Возможность просмотра различных версий файлов, входящих в состав документа, возможность просмотра и сравнения версий.

Требования к механизмам ассистирования, замещения и делегирования задач

4.4.1.26Необходимо наличие механизма заместительства (заместители согласующих). Необходима возможность задания временного периода действия функции «Заместитель». По умолчанию – период действия без ограничений (наличие проверки в случае изменений в справочнике сотрудников – при переводе замещаемого сотрудника или заместителя на другую должность, в другое подразделение или увольнение).


Заместитель – сотрудник, замещающий (как на постоянной, так и на временной основе) другого сотрудника. На время замещения все задачи/поручения распараллеливаются: замещаемому сотруднику и Заместителю. Система закрывает задачу у обоих, как только кто-то из них ее выполнит, и фиксирует подпись лица, который выполнил задание. Заместитель получает доступ к документам, требующих согласования или связанных с поручениями, одновременно с замещаемым сотрудником.

4.4.1.27Необходимо наличие механизма ассистирования (помощники согласующих).


Помощник (ассистент) – сотрудник, который получает права доступа на документ и задачи/поручения одновременно с сотрудником, для которого он установлен Помощником (как правило, для Руководителя). Действия Помощника ограничены: данный сотрудник видит все задачи и поручения Руководителя, документы, поступившие на согласование, но право принятия каких-либо решений имеет только Руководитель.

4.4.1.28Наличие множественной функции заместителя/помощника (один заместитель/помощник для двух/нескольких руководителей).

4.4.1.29Наличие механизма делегирования задач: исполнение задачи делегируется другому сотруднику.

Требования к нумерации документов в СЭД

4.4.1.30Возможность множественной нумерации документов:

Для ОРД: порядковый номер (ID) и регистрационный номер.

Для договоров: порядковый номер (ID), юридический номер и реестровый номер.

4.4.1.31Механизм резервирования регистрационного номера (для приказов и исходящих писем).

4.4.1.32Возможность задания автоматической нумерации по определенному номерному шаблону.

4.4.1.33Возможность сортировки документов по регистрационному номеру (механизм должен корректно сортировать документы с номерами вида 1, 10, 10/1, 100 без необходимости добавления в формат номера лидирующий нулей – 001, 010, 010/1).

4.4.1.34Возможность резервирования номеров исполнителем до окончания процесса согласования.

4.4.1.35Возможность ручного ввода регистратором регистрационного номера (либо зарезервированного, либо с использованием «/» (например: регистрационные номера – 1/2, 10/3 и прочие).

Дополнительные требования

4.4.1.36Ведение как минимум 2-х картотек: 1. Картотека рабочих (проектов) документов: документы, находящиеся на разработке, в процессе согласования, на утверждении, и 2. Картотека зарегистрированных документов. Сортировка (фильтрация) по типам документов (письма, приказы, служебные записки и т.д.). Отдельные картотеки для каждого вида документов: ОРД, договорная документация, проектная документация.

4.4.1.37Возможность связки документа-основания и «дочернего» документа. И выстраивание и просмотр «связки» всей цепочки.

4.4.1.38Механизм списания в дело по номенклатуре дел. Номенклатура дел предоставляется Заказчиком.

Требования к отчетности

4.4.1.39Возможность отслеживания текущего статуса документа. Ответственный исполнитель по документу, контролер процесса (блока), функциональный администратор, контролеры системы должны видеть: у кого находится документ на согласовании, на какой стадии маршрут согласования, какие еще согласования должен пройти документ.

4.4.1.40Возможность учета всех временных интервалов (допустимых сроков согласования, и т.п.) в привязке к рабочему календарю (рабочие/нерабочие дни).

4.4.1.41Необходимо наличие базовых отчетов по СЭД: длительность согласования с разбивкой по согласующим и по видам документов, расчет минимального, максимального и среднего срока согласования по каждому виду документов за период.

4.4.1.42Необходима возможность построения пользовательских отчетов любой структуры на основании имеющихся в системе данных (на основе OLAP-кубов или сводных таблиц), и сохранения шаблона отчета.

Требования к предоставлению прав доступа

4.4.1.43Возможность предоставления дополнительного доступа к СЭД (отдельно от лиц, указанных в маршруте согласования или в карточке документа, и лиц, имеющих доступ ко всем документам) как к документам в отдельности, так и к картотекам документов.

4.4.1.44Возможность предоставления всем руководителям подразделений и их заместителям/ассистентам доступа к СЭД в рамках документов, в карточках которых указано соответствующее подразделение.

4.4.1.45Возможность предоставления всем руководителям и кураторам проектов/программ и их заместителям/ассистентам доступа к СЭД в рамках документов, в карточках которых указаны соответствующие проекты/программы.

4.4.1.46Предоставление сквозного доступа ко всем поручениям и документам группе контроль.

4.4.1.47Возможность наследования прав от проекта (рабочего) документа к зарегистрированному документу с добавлением доступа («для чтения») для членов списка лиц, указанных в списке ознакомления.

Требования к блоку «Входящие и исходящие письма»

4.4.1.48Связка исходящего письма с входящим, которое является ответом или, наоборот, запросом. И, соответственно, возможность выстраивания и просмотра «связки» всей цепочки.

4.4.1.49Для входящих писем необходима проверка при регистрации: не зарегистрировано ли письмо в системе ранее (как правило, письма приходят разными путями: сначала факс, потом курьером).

4.4.1.50Возможность создания временных групп по контрагентам и контактам при организации листа рассылки по исходящим письмам с удобным интерфейсом, учитывающим большое количество адресатов.

Требования к блоку «Договорная документация»

4.4.1.51Привязка между договорами: заказчик – исполнитель (например: ОАО «НИС» - Заказчик, исполнители: компании подрядчики). Возможность выстраивания и просмотра «связки» всей цепочки.

4.4.1.52Учет графика платежей по договору: реализация на отдельном листе «График платежей» либо приложение графика платежей в качестве документа-шаблона.

Шаблон графика платежей по договору:


График платежей

Значения

Январь (+год)




Указываются исполнителем значения + выпадающий список ед. измерения (руб, евро, $)


Февраль (+год)




Март (+год)




Апрель (+год)




Май (+год)




Июнь (+год)




Июль (+год)




Август (+год)




Сентябрь (+год)




Октябрь (+год)




Ноябрь (+год)




Декабрь (+год)



4.4.1.53Механизм построения древовидной структуры: договор - доп. соглашения (приложения) - акты. Возможность выстраивания и просмотра «связки» всей цепочки.

4.4.1.54Механизм автоматической подстановки атрибутов в карточке акта, доп. соглашения из карточки связанного договора (например, «наименование контрагента», «предмет договора» и т.д.).

4.4.1.55Отчетность по закрытым и незакрытым договорам с указанием просроченных договоров, с указанием договоров, закрывающихся в текущем месяце и т.п.

Требования к блоку «Поручения»

4.4.1.56Возможность назначения свободных поручений, поручений по документам.

4.4.1.57Возможность создания 3-х уровневых поручений: внешние поручения (могут приходить входящими письмами, протоколами внешних совещаний, поручениями из других систем) - поручения Генерального директора - поручения руководителей подразделений. Возможность выстраивания и просмотра «связки» поручений. Возможность определения передачи прав на просмотр «материнского» поручения и связанных с ним документов исполнителям «дочерних» поручений.

4.4.1.58Возможность указания соисполнителей по поручениям. И ответственный исполнитель, и соисполнители получают поручения и права на связанные с ним документы, но отчитывается по поручению ответственный исполнитель. Соисполнители могут вносить информацию в карточку поручений, прикреплять файлы, но не отчитываться по исполнению.

4.4.1.59Возможность получения сводного отчета по всем видам поручений (с возможностью группировки по инициатору, ответственному исполнителю, соисполнителю, исходному внешнему поручению, документу, на основании которого создано поручение, по срокам окончания, по просроченным, просроченным на срок, более чем заданный, и неисполненным и снятым и т.п.) с возможностью перехода к конкретному поручению и прикрепленным документам.

4.4.1.60Выделение цветом просроченных поручений в общем списке поручений.

4.4.1.61Формирование цепочки "главное поручение" - "переназначенное поручение" при переназначении поручений. При исполнении переназначенного поручения исполняется и главное.

4.4.1.62Реализация следующих статусов исполнения поручений (статус проставляется ответственным исполнителем с указанием даты исполнения (если Исполнено)):


Не начато

На исполнении

Исполнено

Отменено (автоматическая простановка при установке соответствующего статуса контроля)

4.4.1.63Реализация следующих статусов контроля поручений:





Исполнение подтверждено (поручение исполнено и снято с контроля)

Не исполнено и снято (поручение не выполнено, либо выполнено не полностью и снято с контроля)

Направлено на доработку (поручение не выполнено, но не снято с контроля)

Отменено (поручение признано не состоявшимся, не выполнено, либо выполнено не полностью и снято с контроля)

Требования к модулю «Заявки»

4.4.1.64Возможность копирования предыдущих заявок для создания новых (как правило, заявки на разовый пропуск - приход гостей)

4.4.1.65Сохранение истории работы с удаленными заявками: возможность просмотра функциональным администратором кто удалил заявку.

4.4.1.66Возможность закрытия заявки на редактирование после ее исполнения (или закрепление части полей карточки заявки за отдельными ролями и наличие возможности по изменению этих полей только сотрудникам, назначенным на соответствующие роли).

4.4.1.67Возможность синхронизации с календарем MS Outlook заявок на бронирование переговорных.

4.4.1.68Возможность множественного выбора в заявках. Например, в заявке на пропуск поля «Организация» и «ФИО гостя» при нажатии, к примеру, значка «+» дублируются.

4.4.1.69Возможность подтверждения выполнения заявки сотрудником, в том числе с автоматическим проставлением статуса «исполнение подтверждено» в случае отсутствия ответа на запрос в течение установленного времени (в рабочих днях).

4.4.1.70Возможность прохождения заявки по сложному маршруту (например, заявка в ИТ-службу требует сначала подтверждения у ИТ-директора, который назначает ответственного исполнителя по заявке, а ответственный исполнитель уже потом отчитывается по заявке).

4.4.1.71Возможность формирования различных отчетов по заявкам: статистика по разрезам - количество обращений по подразделениям, по исполнителям, по видам заявок (внутри категории), заблаговременность заявки, по сроку исполнения (в срок/не в срок), по количеству заявок, заполненных сотрудниками или ответственным за заявки подразделением.

Требования к модулю «Прочие документы»

4.4.1.72Модуль «Прочие документы» должен предоставить механизм согласования произвольного документа, для которого нет соответствующего модуля согласования.

4.4.1.73Инициатор согласования должен иметь возможность самостоятельно определить маршрут согласования.




<< предыдущая страница   следующая страница >>